BAB III PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP

 

Gambar 10. Graphical Abstract

 

A.      Prosedur Penyimpanan Arsip

1.         Langkah-langkah penyimpanan: memeriksa, mengindeks, memberi kode, menyortir​

Prosedur penyimpanan arsip yang sistematis merupakan fondasi dari sistem kearsipan yang efektif dalam mendukung operasional organisasi kesehatan. Menurut Amsyah (2008), langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip meliputi pemeriksaan, pengindeksan, penandaan, penyortiran, dan penyimpanan akhir. Pemeriksaan arsip adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah siap untuk disimpan. Langkah-langkah penyimpanan arsip terdiri dari penampungan, penelitian, pengindeksan, pengkodean, penyortiran, dan penyimpanan. Dalam penyimpanan arsip, langkah awal yang perlu dilakukan yaitu memeriksa arsipnya terlebih dahulu untuk memastikan arsip tersebut berisi informasi yang faktual dan aktual. Prosedur penyimpanan arsip yang baik dan benar yaitu memeriksa arsip, mengindeks, menyortir, memberi kode hingga penyimpanan. Dalam konteks rumah sakit, prosedur penyimpanan yang sistematis sangat penting untuk memastikan rekam medis dan dokumen administratif dapat ditemukan dengan cepat saat dibutuhkan untuk pelayanan pasien.

Tahap pengindeksan dan pemberian kode merupakan langkah krusial yang menentukan efektivitas sistem temu kembali arsip. Setelah memeriksa arsip, perlu mengindeks arsip tersebut agar dapat disimpan dengan rapi dan mudah dicari, dimana arsip dapat diindeks menurut abjadnya. Kemudian harus memberi kode pada arsip yang menjadi tanda dari tempat penyimpanan arsip tersebut, dimana kode ini berguna ketika ingin mengeluarkan atau mengembalikan arsip. Pengindeksan adalah menentukan pada kata tangkap (caption) dari isi surat yang akan dijadikan tanda pengenal dari surat atau arsip yang bersangkutan. Jika terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan hilang.

Pengkodean adalah tahap memberi tanda (kode) menurut sistem yang dipergunakan, dengan cara memberi tanda garis, lingkaran atau tanda lainnya pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada saat mengindeks. Masalah penomoran ganda yang menunjukkan pentingnya prosedur pengindeksan dan pengkodean yang terstandarisasi. Dalam praktik rumah sakit, sistem pengindeksan dan pengkodean harus terintegrasi dengan sistem informasi manajemen rumah sakit untuk memastikan akurasi dan mencegah duplikasi.

Tahap penyortiran dan penyimpanan akhir menentukan kemudahan akses dan keamanan arsip dalam jangka panjang. Penyortiran adalah mengelompokkan arsip-arsip sesuai dengan kode yang tertera pada masing-masing arsip untuk memudahkan penyimpanan. Penyimpanan adalah menaruh atau memasukkan arsip ke dalam tempat penyimpanan (filing) sesuai dengan sistem penyimpanan yang telah ditentukan. Penyimpanan harus dilakukan dengan sistem yang telah ditentukan agar mudah ditemukan kembali. Penggunaan sistem penyimpanan yang optimal akan mempermudah pencarian, pengembalian, dan mengurangi risiko kehilangan dokumen. Dalam proses pelaksanaan penyimpanan arsip, memerlukan sistem penyimpanan arsip yang ditetapkan agar dokumen yang diarsipkan dapat tertata dan mudah dicari jika dibutuhkan. Sistem penyimpanan manual yang konvensional menimbulkan permasalahan seperti arsip yang hilang dan susahnya menemukan kembali arsip. Dalam konteks rumah sakit, prosedur penyimpanan yang terstandarisasi harus mengikuti standar prosedur operasional (SPO) yang telah ditetapkan untuk memastikan konsistensi dan kualitas pengelolaan arsip sesuai persyaratan akreditasi.

 

1.         Persiapan arsip: mengecek kelengkapan fisik dan berkas​

Persiapan arsip melalui pengecekan kelengkapan fisik dan berkas merupakan tahap fundamental untuk memastikan integritas dokumen sebelum disimpan secara permanen. Menurut Sukismo (2022), perencanaan pemeliharaan arsip meliputi menyiapkan peralatan seperti map dan pembatas plastik untuk menyimpan arsip agar aman secara fisik dan informasi. Pengorganisasian meliputi pemberkasan arsip aktif yang dimulai dengan identifikasi dari kepala tata usaha, yaitu menerima arsip yang masuk dan membaginya ke setiap unit pengolah berdasarkan jenis arsip aktif. Kemenkeu (2020) menambahkan bahwa pemeriksaan kelengkapan arsip dilakukan dengan melihat lembar disposisi dan lampiran arsip untuk memastikan tidak ada dokumen yang terlewat. Prosedur pengolahan arsip harus dimulai dengan pengecekan kelengkapan fisik dokumen. Surat yang belum siap disimpan harus dimintakan dahulu kejelasannya kepada yang berhak. Pembinaan dan dokumentasi yang baik dimulai dari persiapan arsip yang lengkap. Dalam konteks rumah sakit, pengecekan kelengkapan rekam medis sangat krusial untuk memastikan kontinuitas pelayanan dan memenuhi persyaratan legal serta akreditasi.

Proses pengecekan kelengkapan fisik arsip memerlukan prosedur yang detail dan checklist yang terstandarisasi untuk menghindari kehilangan informasi penting. Contohnya di rumah sakit, Standar Prosedur Operasional (SPO) penyimpanan rekam medis harus memastikan kelengkapan dokumen sesuai dengan unsur 4M (Man, Method, Machine, dan Material). Sukismo (2022) menambahkan bahwa pemeriksaan kelengkapan arsip dilakukan dengan mengecek lembar disposisi, surat utama, dan semua lampiran yang menyertainya. Langkah awal penyimpanan arsip adalah memeriksa untuk memastikan arsip tersebut berisi informasi yang faktual dan aktual dengan cara meminta penjelasan dari pihak yang membuat arsip. Pemeriksaan arsip bertujuan memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah siap untuk disimpan. Proses persiapan akreditasi kearsipan menekankan pada kelengkapan dokumentasi dan pemberkasan yang sistematis. Pemeliharaan arsip dilakukan untuk menjamin bahwa arsip disimpan di tempat yang baik dan aman dengan fasilitas yang lengkap. Dalam praktik di rumah sakit, checklist kelengkapan rekam medis harus mencakup lembar masuk, anamnesis, pemeriksaan fisik, hasil laboratorium, catatan perawat, resume medis, dan informed consent untuk memastikan tidak ada dokumen yang terlewat.

Dokumentasi hasil pengecekan kelengkapan arsip menjadi bukti akuntabilitas dan mendukung sistem quality assurance dalam pengelolaan arsip. Pelaksanaan SPO penyimpanan rekam medis dilihat dari unsur Man, Method, Machine, dan Material yang mempengaruhi kelengkapan dokumentasi. Sukismo (2022) menjelaskan bahwa persiapan lokasi penyimpanan arsip dengan menentukan posisi rak yang berdekatan dengan unit pengolah yang bersangkutan memudahkan pengecekan kelengkapan. Dokumentasi yang lengkap dan terstruktur menjadi salah satu kriteria penting dalam akreditasi kearsipan. Arsip dapat diakses selama diperlukan jika disimpan dengan kelengkapan yang terjamin. Pencatatan arsip yang tidak lengkap dapat menyebabkan kesulitan dalam penemuan kembali. Arsip yang tidak lengkap akan menyulitkan dalam penggunaan dan penemuan kembali di masa mendatang. Dalam konteks rumah sakit modern, sistem informasi manajemen rumah sakit harus dilengkapi dengan fitur validasi kelengkapan dokumen elektronik yang terintegrasi dengan proses bisnis untuk memastikan tidak ada tahapan yang terlewat sebelum rekam medis dipindahkan ke penyimpanan permanen.

 

2.         Teknik penyusunan arsip dalam folder dan box arsip​

Teknik penyusunan arsip dalam folder dan box arsip merupakan aspek praktis yang menentukan efisiensi ruang penyimpanan dan kemudahan akses terhadap dokumen. Terdapat beberapa metode penyimpanan arsip yaitu horizontal filling (flat filling) yang melibatkan penempatan dokumen dalam stopmap dan disusun secara horizontal dimulai dari bagian bawah ke atas. Lateral filling adalah metode penyimpanan arsip di mana dokumen dimasukkan dalam snelhecter dan brief ordner, lalu diletakkan berdiri dengan bagian punggung folder di bagian depan. Lateral filing merupakan metode penyimpanan arsip di mana dokumen dimasukkan ke dalam brief ordner dan snelhecter yang diletakkan dalam keadaan berdiri. Sukismo (2022) menambahkan bahwa penyiapan peralatan seperti map dan pembatas plastik untuk menyimpan arsip agar aman secara fisik dan informasi merupakan bagian dari perencanaan pemeliharaan arsip. Teknik penyusunan arsip yang tepat dapat mencegah kerusakan fisik dokumen. Sistem pengkodean warna yang jelas pada folder dapat meningkatkan efisiensi maksimal dalam penyusunan arsip. Dalam konteks rumah sakit, teknik penyusunan rekam medis dalam folder harus mempertimbangkan frekuensi akses, volume dokumen, dan kebutuhan ruang penyimpanan yang terbatas.

Implementasi teknik penyusunan arsip yang efektif memerlukan pemahaman tentang karakteristik dokumen dan sistem klasifikasi yang digunakan. Penyusunan flat filling memerlukan kehati-hatian saat mengambil dokumen, sebaiknya dokumen yang berada di bagian bawah diambil terlebih dahulu agar tumpukan di atasnya tetap rapi. Pemilihan metode penyimpanan harus disesuaikan dengan kebutuhan individu atau perusahaan. Untuk memastikan penyimpanan dokumen berjalan lancar dan sesuai standar, penting untuk mengikuti prosedur penyimpanan arsip yang ditetapkan. Sukismo (2022) menjelaskan bahwa perencanaan lokasi penyimpanan arsip dengan menentukan posisi rak yang berdekatan dengan unit pengolah yang bersangkutan memudahkan akses. Kemenkeu (2020) menegaskan bahwa arsip disusun dalam folder berdasarkan pola klasifikasi tertentu untuk memudahkan penemuan kembali. Penjilidan dan pembuatan kotak pembungkus arsip (portepel) dapat dilakukan untuk menghindari kerusakan. Dalam praktik di rumah sakit, rekam medis pasien biasanya disusun dalam folder warna-warni berdasarkan kategori pasien (umum, BPJS, asuransi) dan disimpan dalam rak filing dengan sistem nomor terminal digit untuk memudahkan distribusi beban kerja dan mempercepat pencarian.

Penggunaan box arsip untuk penyimpanan jangka panjang memerlukan standarisasi ukuran dan labeling yang jelas untuk memfasilitasi manajemen ruang penyimpanan. Ejournal2 Undip (2021) dalam penelitiannya tentang perencanaan desain tata ruang arsip menjelaskan bahwa arsip statis disimpan secara permanen dengan menggunakan box arsip yang terstandarisasi. Sukismo (2022) menambahkan bahwa penggunaan map dan pembatas plastik membantu menyimpan arsip agar aman secara fisik dan informasi. Pembuatan kotak pembungkus arsip (portepel) dapat melindungi dokumen dari kerusakan akibat faktor lingkungan. Penggunaan sistem penyimpanan yang optimal akan mempermudah pencarian, pengembalian, dan mengurangi risiko kehilangan dokumen. Setiap badan layanan masyarakat menerapkan strategi berbeda dalam penyusunan arsip untuk persiapan akreditasi, namun semua menekankan pada sistem yang terorganisir. Tingkat kerusakan arsip bergantung pada tindakan pelestarian yang diterapkan termasuk cara penyusunan dan penyimpanan. Dalam konteks rumah sakit, box arsip untuk rekam medis inaktif harus diberi label yang mencantumkan rentang nomor rekam medis, periode waktu, dan lokasi penyimpanan di record center, serta dilengkapi dengan barcode untuk memfasilitasi tracking dan retrieval saat diperlukan untuk keperluan audit, penelitian, atau medikolegal.