3. D. Penemuan Kembali Arsip

Penemuan kembali arsip merupakan fungsi strategis dalam manajemen kearsipan yang memastikan informasi dapat diakses secara cepat, tepat, dan akuntabel untuk mendukung pengambilan keputusan manajerial, operasional pelayanan, dan pemenuhan tuntutan hukum di rumah sakit. Sistem temu balik yang baik selalu bergantung pada keterpaduan antara pengorganisasian, penyimpanan, prosedur peminjaman, serta pencatatan dan dokumentasi peminjaman yang konsisten. Dalam konteks rumah sakit, kelemahan pada salah satu mata rantai ini sering bermuara pada keterlambatan pelayanan, ketidakakuratan informasi klinis, dan potensi sengketa medikolegal. Oleh karena itu, penemuan kembali arsip tidak dapat dipandang sekadar aktivitas teknis, melainkan fungsi manajerial yang sarat implikasi terhadap mutu dan keselamatan pasien. Modul ini memfokuskan pada sistem temu balik manual, prosedur peminjaman arsip, serta pencatatan dan dokumentasi peminjaman sebagai fondasi tata kelola rekam medis yang andal.

Gambar 14. Langkah Penemuan Kembali Arsip

1.         Sistem temu balik arsip manual​

Sistem temu balik arsip manual adalah rangkaian prosedur untuk menemukan arsip fisik berdasarkan sistem klasifikasi, indeks, dan penataan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam sistem manual, keberhasilan temu balik sangat ditentukan oleh konsistensi penerapan asas pengorganisasian arsip, mulai dari penetapan kode, penyusunan indeks, hingga penempatan fisik arsip pada guide dan folder. Di rumah sakit, sistem temu balik manual umumnya bertumpu pada nomor rekam medis sebagai kunci utama, dengan variasi pola seperti straight numeric, middle digit, atau terminal digit filing yang masing-masing memiliki implikasi berbeda terhadap kecepatan temu balik dan distribusi beban kerja. Kelemahan sistem manual umumnya muncul ketika penomoran dan klasifikasi tidak konsisten, indeks tidak terpelihara, atau petugas tidak terlatih dengan baik dalam membaca dan menerapkan pola penyimpanan. Oleh sebab itu, perancangan sistem temu balik manual harus dilakukan secara holistik, tidak hanya pada aspek teknis penataan, tetapi juga pada dimensi SDM, prosedur, dan pengawasan mutu.

Komponen utama sistem temu balik manual mencakup indeks, panduan klasifikasi, sarana penunjuk (guide), dan tata letak fisik penyimpanan yang terstandar. Indeks berfungsi sebagai jembatan antara informasi yang diketahui pengguna (misalnya nama pasien, nomor kunjungan, unit pelayanan) dengan lokasi fisik arsip di rak atau filing cabinet. Dalam praktik rumah sakit, indeks dapat berupa kartu indeks, buku register, atau daftar elektronik sederhana yang tetap mendukung temu balik arsip fisik. Panduan klasifikasi, baik berbasis subjek, nomor, maupun kombinasi, harus terdokumentasi dalam bentuk pedoman tertulis sehingga setiap petugas baru pun dapat memahami logika penyusunan dan temu balik arsip. Sarana penunjuk seperti guide primer, sekunder, dan tersier yang digunakan secara konsisten akan memecah kelompok arsip besar menjadi segmen-segmen kecil sehingga mempercepat penelusuran di rak. Dalam konteks rekam medis, konsistensi antara nomor pada folder, label spine, dan catatan pada indeks menjadi kunci untuk meminimalkan risiko missfiling.

Proses operasional temu balik manual di rumah sakit pada prinsipnya mengikuti alur yang relatif baku, mulai dari permintaan arsip sampai dikembalikannya berkas ke lokasi semula. Ketika tenaga kesehatan atau unit pelayanan mengajukan permintaan rekam medis, petugas akan menelusuri indeks berdasarkan data yang tersedia. Idealnya nomor rekam medis; bila tidak tersedia, pencarian dapat dimulai dari indeks nama pasien. Setelah nomor rekam medis diperoleh, petugas menuju rak sesuai pola penyimpanan (misalnya terminal digit), mengidentifikasi guide yang relevan, lalu menelusuri folder berdasarkan urutan yang telah ditetapkan. Di unit dengan beban tinggi, kemampuan petugas untuk “membaca” pola penomoran dan mengingat struktur rak menjadi faktor penting dalam kecepatan temu balik. Setiap pengambilan arsip seharusnya disertai pemasangan out-guide atau penanda pengganti sebagai bagian dari sistem kontrol sehingga lokasi berkas yang sedang dipinjam dapat diketahui dan mengurangi risiko dinyatakan “hilang palsu” (false missing). Dengan demikian, prosedur temu balik bukan sekadar aktivitas fisik mengambil berkas, tetapi rangkaian proses yang terdokumentasi dengan jejak informasi yang jelas.

Kinerja sistem temu balik manual perlu diukur secara berkala melalui indikator mutu yang relevan bagi rumah sakit. Indikator yang lazim digunakan antara lain rata-rata waktu temu balik (average retrieval time), persentase berkas yang tidak ditemukan pada pencarian pertama (first search failure rate), angka missfiling, serta jumlah insiden keterlambatan yang berdampak pada pelayanan klinis. Pengukuran yang sistematis memungkinkan manajemen mengidentifikasi apakah masalah utama terletak pada desain sistem, kedisiplinan petugas, kapasitas ruang, atau kualitas sarana fisik seperti guide dan folder. Hasil evaluasi ini kemudian menjadi dasar penyusunan program perbaikan. Misalnya redesign layout rak, standardisasi label, penambahan guide, atau pelatihan ulang petugas filing. Dalam konteks akreditasi rumah sakit, bukti tertulis tentang standar prosedur temu balik dan data kinerja yang konsisten menjadi salah satu aspek penilaian tata kelola rekam medis. Dengan pendekatan demikian, sistem temu balik manual di rumah sakit tidak berhenti pada level operasional, tetapi menjadi bagian dari siklus peningkatan mutu berkelanjutan (continuous quality improvement).

 

2.         Prosedur peminjaman arsip​

Prosedur peminjaman arsip merupakan mekanisme pengendalian yang dirancang untuk memastikan bahwa setiap perpindahan arsip dari tempat penyimpanan ke pemakai berlangsung secara terotorisasi, tercatat, dan dapat ditelusuri kembali. Di lingkungan rumah sakit, peminjaman rekam medis tidak hanya terkait kebutuhan pelayanan klinis, tetapi juga pemeriksaan penunjang, klaim pembiayaan, audit mutu, penelitian, hingga kepentingan hukum. Ketiadaan prosedur peminjaman yang baku sering kali berujung pada hilangnya arsip, tumpang tindih pemakaian, keterlambatan pengembalian, dan sulitnya penelusuran tanggung jawab saat terjadi insiden. Karena rekam medis mengandung informasi sangat sensitif, setiap peminjaman harus mematuhi prinsip kebutuhan untuk mengetahui (need to know) dan kewenangan (authority) yang jelas. Oleh sebab itu, prosedur peminjaman di rumah sakit harus disusun sebagai standar operasional baku yang mengikat seluruh unit, bukan sekadar kebiasaan administratif.

Tahapan peminjaman arsip pada dasarnya dapat dibagi menjadi permohonan, verifikasi dan otorisasi, pengambilan dan penyerahan, penggunaan, serta pengembalian. Pada tahap permohonan, peminjam (baik dokter, perawat, petugas billing, auditor internal, maupun peneliti) harus mengajukan permintaan melalui formulir atau sistem yang telah disediakan dengan mencantumkan identitas peminjam, unit kerja, identitas arsip (misalnya nomor rekam medis), tujuan peminjaman, dan jangka waktu yang dibutuhkan. Tahap verifikasi dan otorisasi mengharuskan petugas rekam medis memastikan bahwa peminjam memiliki kewenangan sesuai kebijakan rumah sakit, khususnya untuk akses rekam medis di luar kepentingan pelayanan langsung. Setelah permohonan disetujui, petugas melakukan temu balik arsip dan menyiapkan berkas untuk diserahkan, sekaligus memasang out guide atau penanda pengganti di lokasi berkas di rak. Penyerahan arsip selalu disertai pencatatan (manual/ elektronik) yang memuat tanggal dan jam pengambilan serta tanda tangan penerima. Tahapan ini menjadi dasar jejak audit (audit trail) untuk setiap perpindahan arsip dari unit filing ke pemakai.

Pengaturan batas waktu peminjaman dan mekanisme pengingat (reminder) merupakan bagian integral dari prosedur peminjaman yang efektif. Dalam konteks rekam medis, berkas untuk pelayanan aktif (rawat jalan atau rawat inap) biasanya hanya boleh berada di luar unit filing selama periode pelayanan berjalan, sedangkan peminjaman untuk kepentingan lain (audit, penelitian, klaim lama) perlu diberi batas waktu yang ketat, misalnya beberapa hari kerja. Rumah sakit perlu menetapkan sanksi administratif internal bagi unit atau individu yang tidak mengembalikan arsip tepat waktu, karena keterlambatan sering kali berujung pada ketidaktersediaan berkas ketika pasien datang kembali. Untuk meningkatkan kepatuhan, sistem pengingat dapat berupa pemberitahuan otomatis (jika sudah terintegrasi digital) atau pemantauan manual berkala terhadap daftar arsip yang statusnya masih “dipinjam”. Pengaturan batas akses dan jangka waktu ini juga selaras dengan prinsip pembatasan akses terhadap informasi sensitif agar tidak terlalu lama berada di luar area kontrol utama unit rekam medis. Dengan begitu, prosedur peminjaman berfungsi ganda: mendukung kelancaran pelayanan sekaligus mengendalikan risiko kebocoran dan kehilangan arsip.

Aspek keamanan dan kerahasiaan menjadi dimensi yang tidak dapat dinegosiasikan dalam prosedur peminjaman arsip rumah sakit. Rekam medis tidak boleh difotokopi, difoto, atau dipindahkan ke media lain tanpa prosedur dan persetujuan resmi yang jelas, kecuali untuk keperluan yang diatur (misalnya ringkasan untuk rujukan atau kepentingan hukum). Arsip yang dipinjam seharusnya tidak dibiarkan tergeletak di meja, area publik, atau tempat yang dapat diakses oleh pihak yang tidak berwenang, melainkan disimpan di ruang kerja yang terkendali atau lemari terkunci selama proses penggunaan. Rumah sakit juga perlu mengatur secara eksplisit peminjaman arsip ke pihak eksternal. Misalnya pengadilan, penegak hukum, atau perusahaan asuransi, dengan prosedur tersendiri yang melibatkan persetujuan pimpinan dan/atau komite etik serta dokumentasi yang lebih ketat. Dalam konteks akreditasi dan perlindungan data pribadi, adanya SOP peminjaman yang rinci, bukti sosialisasi, dan kepatuhan implementasi menjadi indikator penting tata kelola informasi kesehatan. Dengan demikian, prosedur peminjaman arsip di rumah sakit harus memadukan dimensi efisiensi, keamanan, kepatuhan hukum, dan etika profesi secara seimbang.

 

3.         Pencatatan dan dokumentasi peminjaman​

Pencatatan dan dokumentasi peminjaman arsip merupakan instrumen pengendalian internal yang memastikan setiap pergerakan arsip terekam secara sistematis dan dapat ditelusuri kembali kapan pun dibutuhkan. Tanpa pencatatan yang memadai, unit rekam medis akan kesulitan menjawab pertanyaan mendasar seperti “siapa yang terakhir meminjam berkas ini?”, “kapan berkas dikeluarkan dari rak?”, atau “di unit mana berkas saat ini berada”. Dalam konteks rumah sakit, ketiadaan dokumentasi peminjaman yang baik sangat berisiko karena rekam medis merupakan dokumen hukum yang dapat diminta sewaktu-waktu untuk pembuktian dalam sengketa, audit klaim, maupun inspeksi regulator. Oleh karena itu, sistem pencatatan peminjaman tidak boleh dianggap sebagai pekerjaan administratif tambahan, melainkan bagian dari risk management organisasi. Dokumentasi yang konsisten akan membentuk audit trail yang kuat dan melindungi rumah sakit maupun tenaga kesehatan dari tuduhan kelalaian dalam pengelolaan informasi.

Secara operasional, pencatatan peminjaman dapat dilakukan dalam berbagai format, mulai dari buku register manual, kartu peminjaman yang disimpan di lokasi arsip, hingga sistem elektronik terintegrasi dengan SIMRS. Terlepas dari medianya, prinsip dasar informasi yang harus tercatat tetap sama: identitas peminjam (nama dan unit kerja), identitas arsip (misalnya nomor rekam medis dan nama pasien), tujuan peminjaman, tanggal dan jam pengambilan, serta rencana tanggal pengembalian. Dalam sistem manual, kartu peminjaman dapat ditempatkan pada out guide yang menggantikan posisi folder di rak, sehingga ketika dicari, petugas dapat langsung mengetahui siapa yang memegang berkas tersebut. Pada sistem yang lebih maju, setiap transaksi peminjaman dan pengembalian dapat direkam melalui pemindaian barcode pada folder dan ID card petugas, sehingga status dan lokasi arsip dapat dipantau secara real time. Di rumah sakit dengan volume kunjungan tinggi, penggunaan kombinasi antara pencatatan manual dan elektronik sering kali menjadi solusi transisi yang realistis. Yang terpenting, tidak boleh ada peminjaman yang berlangsung tanpa jejak dokumentasi, betapa pun singkatnya.

Dokumentasi pengembalian arsip sama pentingnya dengan pencatatan peminjaman karena menandai berakhirnya tanggung jawab peminjam dan kembalinya kontrol penuh pada unit rekam medis. Pada saat pengembalian, petugas perlu memverifikasi bahwa arsip yang diterima sesuai dengan identitas yang tercatat, jumlah lembar atau lampiran tidak berkurang, dan tidak terdapat kerusakan fisik yang signifikan. Setiap ketidaksesuaian, misalnya halaman hilang, lembar terlepas, atau coretan yang tidak semestinya harus dicatat dan segera dikomunikasikan kepada peminjam untuk klarifikasi dan tindakan korektif. Tanggal dan jam pengembalian wajib dicatat pada media dokumentasi, dan status arsip diubah dari “dipinjam” menjadi “tersedia” dalam sistem. Petugas kemudian mengembalikan berkas ke lokasi rak sesuai sistem penyimpanan yang berlaku, memastikan bahwa folder ditempatkan tepat di posisi yang benar untuk mencegah missfiling. Siklus dokumentasi yang tertutup dengan baik (from shelf– to user– back to shelf) menjadi indikator kedewasaan sistem kearsipan rumah sakit.

Dari perspektif manajerial, data dokumentasi peminjaman dapat diolah menjadi informasi strategis untuk pengambilan keputusan dan peningkatan mutu. Rekapitulasi data peminjaman dapat digunakan untuk memetakan unit-unit yang paling sering meminjam arsip, jenis penggunaan yang dominan (pelayanan klinis, klaim, audit, penelitian), serta rata-rata lama peminjaman per kategori. Informasi ini berguna untuk merancang kebijakan yang lebih tepat, misalnya penyesuaian batas waktu peminjaman, penambahan sarana kerja di unit tertentu, atau prioritas digitalisasi rekam medis pada kelompok kasus yang sering diakses. Data keterlambatan pengembalian dapat menjadi dasar pembinaan dan penegakan disiplin, sementara data kehilangan atau kerusakan arsip dapat dimanfaatkan dalam analisis risiko dan perencanaan tindakan pencegahan. Di sisi lain, dokumentasi peminjaman yang rapi juga menjadi bagian penting evidensi dalam proses akreditasi, karena menunjukkan bahwa rumah sakit memiliki pengendalian yang memadai terhadap akses dan pergerakan rekam medis. Dengan demikian, pencatatan dan dokumentasi peminjaman bukan sekadar catatan operasional, tetapi instrumen governance yang menopang akuntabilitas dan keberlanjutan sistem informasi kesehatan rumah sakit.