3. C. Penyusutan Arsip

 

Gambar 13. Penyusutan Arsip

1.         Konsep dan tujuan penyusutan arsip dinamis​

Konsep penyusutan arsip dinamis merupakan strategi manajemen kearsipan yang fundamental untuk efisiensi operasional dan optimalisasi sumber daya organisasi. Pengertian penyusutan arsip secara umum merupakan suatu kegiatan yang mengurangi volume arsip dengan cara memindahkan, memusnahkan, dan menyerahkan. Penyusutan arsip dipahami sebagai cara mengurangi jumlah arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan juga penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari tempat penyimpanan arsip aktif ke tempat penyimpanan arsip inaktif di unit kearsipan. Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna sesuai dengan peraturan perundangan kearsipan yang berlaku dan menyerahkan arsip statis dari instansi ke lembaga kearsipan kabupaten/kota. Penyusutan arsip dalam suatu organisasi atau instansi harus dilakukan untuk tujuan efisiensi dalam kinerja organisasi. Penyusutan arsip juga berfungsi untuk mengurangi arsip inaktif yang tidak memiliki nilai guna arsip. Dalam konteks rumah sakit, penyusutan arsip dinamis sangat penting untuk mengelola volume rekam medis yang terus bertambah setiap hari sambil memastikan kepatuhan terhadap periode retensi yang ditetapkan oleh regulasi.

Tujuan penyusutan arsip dinamis mencakup berbagai aspek efisiensi operasional dan penghematan sumber daya organisasi. Jika dipahami dari pengertian sebelumnya, penyusutan arsip pada dasarnya adalah upaya mengurangi jumlah arsip yang tujuannya adalah efisiensi dan penghematan bagi pemiliknya. Tujuan ini dapat tercapai melalui penyusutan arsip dengan melakukan pemindahan, pemusnahan, penyerahan arsip maupun alih media, penghematan dan efisiensi akan diperoleh dalam hal yang menyangkut ruang/gedung penyimpanan, peralatan kearsipan, tenaga pengelola, dan biaya pemeliharaan serta perawatan arsip. Penyusutan arsip mempunyai tiga tahapan, yaitu pemindahan arsip, penyerahan dan pemusnahan yang bertujuan untuk mendeskripsikan proses optimalisasi penyusutan arsip. Tujuan penyusutan arsip adalah untuk mengatasi penumpukan arsip di unit kerja dan mengoptimalkan ruang penyimpanan. Tanpa penyusutan arsip yang teratur, organisasi akan menghadapi masalah ruang penyimpanan dan kesulitan dalam penemuan kembali arsip. Penyusutan arsip yang sistematis meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip secara keseluruhan. Dalam praktik di rumah sakit, tujuan penyusutan arsip mencakup optimalisasi ruang penyimpanan di area medis yang bernilai tinggi, pengurangan biaya pemeliharaan arsip inaktif, peningkatan kecepatan akses terhadap rekam medis aktif, pemenuhan regulasi tentang periode retensi, dan perlindungan terhadap arsip yang memiliki nilai historis dan legal jangka panjang.

Implementasi penyusutan arsip yang efektif memerlukan pemahaman tentang siklus hidup arsip dan nilai guna yang berubah seiring waktu. Tata kelola kearsipan dan kinerja pemerintah daerah berkaitan erat dengan pelaksanaan penyusutan arsip yang optimal. Penyusutan arsip dilakukan mengingat adanya retensi arsip dimana retensi arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip atas dasar nilai guna yang terkandung di dalamnya. Pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip dilakukan berdasarkan jadwal retensi arsip yang telah ditetapkan. Strategi pelestarian arsip harus mempertimbangkan nilai guna dan periode retensi yang sesuai. Pemahaman tentang konsep penyusutan arsip masih kurang di beberapa organisasi. Akreditasi kearsipan mendorong implementasi prosedur penyusutan yang sesuai standar. Dalam konteks rumah sakit, pemahaman tentang siklus hidup rekam medis sangat penting dimana rekam medis aktif (masih digunakan untuk perawatan pasien) harus dipisahkan dari rekam medis inaktif (pasien sudah tidak berobat lebih dari 5 tahun) dan arsip statis (memiliki nilai historis permanen) untuk memastikan efisiensi operasional dan kepatuhan terhadap regulasi medikolegal.

 

2.         Prosedur pemindahan arsip dari aktif ke inaktif​

Prosedur pemindahan arsip dari aktif ke inaktif merupakan tahapan operasional yang krusial dalam siklus manajemen arsip dinamis. Prosedur pemindahan arsip inaktif dilakukan antar unit kerja dalam satu instansi dalam rangka mencapai penyimpanan secara murah tetapi dalam rangka penyatuan dan keutuhan informasi arsip itu sendiri. Prosedurnya meliputi pemeriksaan, pendaftaran, penataan arsip, pembuatan berita acara pemindahan arsip, dan pelaksanaan pemindahan. Pemindahan arsip adalah memindahkan arsip inaktif dari tempat penyimpanan arsip aktif ke tempat penyimpanan arsip inaktif di unit kearsipan. Pemindahan arsip merupakan tahapan pertama dalam penyusutan arsip yang harus dilakukan secara sistematis. Kemenkeu (2020) menegaskan bahwa prosedur pemindahan arsip dari aktif ke inaktif memerlukan dokumentasi yang lengkap untuk memastikan akuntabilitas. Sukismo (2022) dalam penelitiannya menjelaskan bahwa pemberkasan arsip aktif dimulai dengan identifikasi dari kepala tata usaha yang kemudian akan dipindahkan ke arsip inaktif setelah periode tertentu. Dalam konteks rumah sakit, prosedur pemindahan rekam medis dari ruang filing aktif di unit rekam medis ke record center untuk penyimpanan inaktif harus mengikuti standar prosedur operasional yang jelas untuk memastikan tidak ada dokumen yang hilang atau salah tempat.

Tahapan pemeriksaan dan pendaftaran dalam prosedur pemindahan arsip memerlukan ketelitian untuk memastikan kelengkapan dan akurasi dokumentasi. Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan arsip yang akan dipindahkan sudah memenuhi kriteria inaktif berdasarkan jadwal retensi. Pendaftaran dilakukan dengan mencatat semua arsip yang akan dipindahkan dalam daftar pertelaan arsip. Pembuatan berita acara pemindahan arsip menjadi bukti formal pelaksanaan pemindahan. Kemenkeu (2020) menjelaskan bahwa penyusunan daftar arsip menggunakan kartu deskripsi arsip memudahkan tracking saat pemindahan. Sukismo (2022) menambahkan bahwa perancangan lokasi penyimpanan arsip dengan menentukan posisi rak yang berdekatan dengan unit pengolah memudahkan proses pemindahan. Dalam praktik di rumah sakit, tahapan pemeriksaan harus mencakup verifikasi bahwa rekam medis sudah lengkap, pasien tidak berkunjung dalam periode yang ditentukan (misalnya 5 tahun), dan semua dokumen sudah difotokopi atau di-scan untuk backup, sedangkan tahapan pendaftaran harus mencatat nomor rekam medis, nama pasien, periode kunjungan terakhir, jumlah folder, dan lokasi penyimpanan baru dalam sistem informasi.

Pelaksanaan pemindahan dan penataan arsip inaktif memerlukan koordinasi yang baik antara unit pengolah dan unit kearsipan. Penataan arsip dilakukan sebelum pemindahan untuk memastikan arsip tersusun dengan baik di lokasi baru. Pelaksanaan pemindahan dilakukan setelah berita acara ditandatangani oleh pihak-pihak terkait. Pemindahan dilaksanakan oleh unit kearsipan dengan memperhatikan sistem penyimpanan yang telah ditetapkan. Faktor pendukung dan penghambat dalam proses pemindahan arsip perlu diidentifikasi untuk optimalisasi. Kemenkeu (2020) menegaskan bahwa manuver kartu deskripsi berdasarkan pola klasifikasi memudahkan penataan arsip di lokasi inaktif. Sukismo (2022) menjelaskan bahwa pengorganisasian meliputi pemberkasan arsip yang harus dilakukan secara sistematis. Implementasi rekomendasi akreditasi mencakup perbaikan prosedur pemindahan arsip. Dalam konteks rumah sakit modern, pelaksanaan pemindahan harus menggunakan trolley atau cart khusus untuk mengangkut folder rekam medis, barcode scanner untuk verifikasi pemindahan dalam sistem informasi, dokumentasi fotografi sebelum dan sesudah pemindahan, dan koordinasi dengan bagian IT untuk update database lokasi penyimpanan sehingga rekam medis dapat dilacak dan diambil kembali dengan cepat saat diperlukan untuk continuity of care, medikolegal, atau audit.

 

3.         Teknik pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna​

Teknik pemusnahan arsip merupakan tahapan akhir dalam siklus hidup arsip yang harus dilakukan secara profesional untuk memastikan kerahasiaan informasi dan kepatuhan terhadap regulasi. Menurut Perpusarsip Sleman (2021), pemusnahan dilaksanakan oleh unit kearsipan dan pemusnahan arsip dalam rangka penyusutan arsip dilakukan secara total, sehingga tidak dapat dikenali lagi fisik dan informasinya. Penerbit Prosedur pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna berdasarkan jadwal retensi yang ditetapkan. Pemusnahan merupakan salah satu dari tiga tahapan penyusutan arsip yang harus dilakukan dengan hati-hati. Penyusutan arsip termasuk pemusnahan belum terlaksana dengan baik di beberapa organisasi. Pemusnahan harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan untuk menghindari kehilangan informasi penting. Prosedur pengelolaan arsip yang baik mencakup teknik pemusnahan yang sesuai standar. Dalam konteks rumah sakit, pemusnahan rekam medis yang sudah habis masa retensinya harus dilakukan dengan sangat hati-hati mengingat sensitifitas informasi kesehatan dan potensi implikasi legal, serta harus memenuhi regulasi perlindungan data pribadi.

Prosedur pemusnahan arsip yang aman memerlukan langkah-langkah verifikasi dan dokumentasi yang ketat untuk memastikan akuntabilitas. Prosedur pemusnahan arsip meliputi penelitian dan pemilahan arsip yang akan dimusnahkan, pembuatan daftar arsip yang akan dimusnahkan, pembuatan berita acara pemusnahan, dan pelaksanaan pemusnahan. Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna dilakukan sesuai dengan peraturan perundangan kearsipan yang berlaku. Kemenkeu (2020) menjelaskan bahwa pemusnahan arsip harus didokumentasikan dengan baik untuk keperluan audit. Pemahaman tentang prosedur pemusnahan arsip masih perlu ditingkatkan. Akreditasi kearsipan mengidentifikasi tantangan dalam pelaksanaan pemusnahan arsip. Dalam praktik di rumah sakit, prosedur pemusnahan harus mencakup pembentukan tim pemusnahan yang terdiri dari unit rekam medis, bagian legal, dan perwakilan manajemen, verifikasi bahwa arsip sudah melewati masa retensi minimum (biasanya 10-25 tahun untuk rekam medis), pembuatan daftar detil arsip yang akan dimusnahkan, mendapat persetujuan dari direktur rumah sakit, dan pembuatan berita acara pemusnahan yang ditandatangani oleh semua pihak terkait.

Metode pemusnahan arsip harus dipilih berdasarkan tingkat kerahasiaan informasi dan regulasi perlindungan data yang berlaku. Pemusnahan arsip dalam rangka penyusutan arsip dilakukan secara total, sehingga tidak dapat dikenali lagi fisik dan informasinya. Pelaksanaan pemusnahan dapat dilakukan dengan berbagai metode seperti pembakaran, pencacahan (shredding), atau pulping tergantung jenis dan volume arsip. Prosedur penanganan yang sesuai harus diterapkan untuk arsip yang akan dimusnahkan. Pemusnahan arsip berdampak pada kinerja pemerintah daerah melalui efisiensi pengelolaan.

Tantangan dalam pemusnahan arsip mencakup pemilihan metode yang sesuai dan memastikan kepatuhan regulasi. Ketiadaan prosedur pemusnahan yang jelas menyebabkan penumpukan arsip. Dalam konteks rumah sakit modern, metode pemusnahan rekam medis harus menggunakan shredder industrial untuk dokumen kertas yang menghasilkan potongan cross-cut berukuran sangat kecil (security level P-4 atau P-5), degaussing dan physical destruction untuk media elektronik, dan dokumentasi video atau fotografi proses pemusnahan untuk keperluan audit, serta sertifikat pemusnahan dari vendor jika menggunakan jasa pihak ketiga, untuk memastikan informasi kesehatan pasien tidak dapat direkonstruksi dan memenuhi persyaratan privasi data seperti UU Perlindungan Data Pribadi.