3. B. Pemeliharaan Arsip Fisik

 

Gambar 12. Pemeliharaan Arsip Fisik

1.         Pembersihan tempat penyimpanan secara berkala​

Pembersihan tempat penyimpanan arsip secara berkala merupakan aspek fundamental dalam pemeliharaan preventif untuk menjaga kondisi fisik arsip dan mencegah kerusakan prematur. Ruangan penyimpanan arsip dipasang AC atau diberi ventilasi yang cukup serta menjaga kebersihan ruangan dengan vacuum cleaner sekurang-kurangnya seminggu sekali. Sukismo (2022) dalam penelitiannya di SMPN 23 Palembang menjelaskan bahwa petugas arsip ditugaskan untuk membersihkan tempat penyimpanan yang dilakukan secara berkelanjutan untuk melakukan pelayanan administrasi. Pemeliharaan arsip dilakukan untuk menjamin bahwa arsip disimpan di tempat yang baik dan aman dengan fasilitas yang lengkap dan dapat ditemukan secara cepat. Desain tata ruang arsip harus mempertimbangkan aspek kebersihan dan kemudahan dalam pemeliharaan. Penyusutan arsip juga berfungsi untuk mengurangi arsip inaktif yang tidak memiliki nilai guna sehingga memudahkan pemeliharaan dan pembersihan ruang penyimpanan. Pemeliharaan ruang penyimpanan yang baik menjadi salah satu kriteria dalam akreditasi kearsipan di perguruan tinggi. Dalam konteks rumah sakit, pembersihan ruang penyimpanan rekam medis harus dilakukan secara rutin untuk mencegah akumulasi debu yang dapat merusak dokumen dan memicu alergi pada petugas.

Jadwal dan prosedur pembersihan yang terstruktur memastikan konsistensi dalam pemeliharaan kondisi lingkungan penyimpanan arsip. Menggunakan air condition dalam ruang penyimpanan membantu mengontrol suhu dan kelembaban yang dapat mencegah pertumbuhan jamur dan kerusakan kertas. Sukismo (2022) menambahkan bahwa pelaksanaan pemeliharaan arsip di SMPN 23 Palembang dilakukan dengan membersihkan tempat penyimpanan secara rutin sesuai jadwal yang telah ditetapkan. Cara melestarikan arsip tercetak dengan melakukan penanganan yang sesuai prosedur dan penyimpanan di lingkungan yang terlindungi dan terkendali. Tingkat kerusakan akan berbeda, umur dari arsip dan informasi yang terkandung akan bergantung pada tindakan pelestarian yang diterapkan. Fasilitas penyimpanan arsip harus dirancang untuk memudahkan akses pembersihan dan pemeliharaan. Implementasi rekomendasi akreditasi mencakup perbaikan sistem pemeliharaan ruang penyimpanan. Dalam praktik di rumah sakit, jadwal pembersihan harus mencakup pembersihan harian (menyapu dan mengepel lantai), mingguan (vacuum cleaner untuk rak dan filing cabinet), dan bulanan (pembersihan menyeluruh termasuk AC dan ventilasi) dengan dokumentasi yang jelas untuk keperluan audit.

Pemeliharaan lingkungan penyimpanan yang optimal memerlukan monitoring kondisi ruangan dan tindakan korektif yang cepat. Menjaga kebersihan ruangan dengan vacuum cleaner sekurang-kurangnya seminggu sekali dapat mencegah akumulasi debu yang merusak arsip. Membuat perencanaan merupakan langkah yang penting untuk diterapkan pada saat terjadi bencana dimana insiden yang tiba-tiba dapat merusak arsip dan fasilitas penyimpanan. Sukismo (2022) menambahkan bahwa hasil evaluasi pemeliharaan arsip menunjukkan pelaksanaan yang cukup baik dengan adanya pembersihan berkelanjutan. Tata kelola kearsipan yang baik termasuk pemeliharaan lingkungan penyimpanan berdampak pada kinerja pemerintah daerah. Akreditasi kearsipan mendorong peningkatan kualitas manajemen arsip termasuk aspek pemeliharaan fisik. Dalam konteks rumah sakit, monitoring kondisi ruang penyimpanan harus mencakup pengukuran suhu (idealnya 18-21°C) dan kelembaban (45-55% RH) secara berkala, inspeksi visual terhadap tanda-tanda kebocoran atau kerusakan struktural, dan tindakan perbaikan segera untuk mencegah kerusakan massal pada arsip medis yang bersifat legal dan historis.

 

2.         Penggunaan bahan pencegah kerusakan (kapur barus dan lainnya)​

Penggunaan bahan pencegah kerusakan merupakan strategi preventif yang esensial untuk melindungi arsip dari serangan biologis dan degradasi kimia. Menurut Sukismo (2022), dalam pemeliharaan arsip di SMPN 23 Palembang petugas menggunakan kapur barus dan lain sebagainya untuk melindungi arsip dari serangga dan jamur. Kamperisasi sebagai upaya preventif perlindungan arsip merupakan salah satu cara memberikan perlindungan terhadap fisik arsip dengan memberikan kamper atau kamperisasi pada arsip. Deasidifikasi yaitu mencegah arsip rusak dengan menetralkan asam pada kertas yang dapat merusak bentuk fisiknya dan memberi bahan penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam dari luar. Perlu dilakukan perlindungan baik preventif maupun kuratif untuk menjaga keamanan fisik dan informasi arsip. Pemeliharaan arsip yang kurang memadai dapat menyebabkan kerusakan fisik dokumen. Strategi yang diterapkan dalam akreditasi kearsipan mencakup penggunaan bahan pelindung untuk menjaga kondisi arsip. Dalam konteks rumah sakit, penggunaan bahan pencegah kerusakan sangat penting untuk melindungi rekam medis yang harus disimpan dalam jangka waktu lama sesuai dengan periode retensi yang ditetapkan.

Implementasi penggunaan bahan pencegah kerusakan memerlukan pemahaman tentang jenis ancaman dan karakteristik bahan pelindung yang sesuai. DPK Jogja (2024) menjelaskan bahwa arsip yang merupakan rekaman peristiwa atau kegiatan yang tersimpan di berbagai media merupakan salah satu bukti akuntabilitas kinerja suatu organisasi yang perlu dilindungi. Untuk mewujudkan pengelolaan fisik dan isi informasi yang baik, maka arsip perlu disimpan dalam ruang penyimpanan yang khusus dan memerlukan perlakuan yang khusus pula. Enkapsulasi dilakukan dengan cara setiap lembar arsip dilapisi oleh dua lembar plastik poliester dengan bantuan double tape. Sukismo (2022) menegaskan bahwa pelaksanaan pemeliharaan arsip menunjukkan hasil yang cukup baik dengan penggunaan bahan pencegah kerusakan secara rutin. Strategi pelestarian arsip dalam menghadapi bencana mencakup perlindungan preventif terhadap kerusakan fisik. Ruang penyimpanan arsip statis memerlukan perlakuan khusus untuk menjaga kondisi fisik dokumen. Dalam praktik di rumah sakit, penggunaan silica gel untuk mengontrol kelembaban, kamper atau kapur barus untuk mencegah serangga, dan kertas bebas asam untuk pembungkus dokumen penting harus dilakukan sesuai dengan standar konservasi arsip untuk memastikan rekam medis tetap terbaca dan dapat dipertanggungjawabkan secara legal.

Monitoring efektivitas bahan pencegah kerusakan dan penggantian secara berkala menjadi kunci keberhasilan program pemeliharaan preventif. Penjilidan dan pembuatan kotak pembungkus arsip (portepel) dapat dilakukan pada arsip yang berbentuk buku untuk menghindari kerusakan akibat lem, jahitan terlepas, lembar pelindung atau sampul terlepas, dan sobek. Salah satu upaya preventif yang dapat dilakukan dalam memberikan perlindungan terhadap fisik arsip adalah memberikan kamper atau kamperisasi pada arsip secara berkala. Sukismo (2022) menambahkan bahwa evaluasi pemeliharaan arsip mencakup pengecekan efektivitas bahan pencegah kerusakan yang digunakan. Tingkat kerusakan akan berbeda, umur dari arsip dan informasi yang terkandung akan bergantung pada tindakan pelestarian yang diterapkan. Akreditasi kearsipan mendorong peningkatan kualitas manajemen arsip termasuk penggunaan teknologi dan bahan pelindung yang tepat. Tata kelola kearsipan yang baik mencakup pemeliharaan dan perawatan arsip dengan bahan yang sesuai. Dalam konteks rumah sakit modern, program pemeliharaan preventif harus mencakup jadwal penggantian silica gel (setiap 3-6 bulan), kamper (setiap 6 bulan), inspeksi kondisi enkapsulasi, dan dokumentasi semua tindakan pemeliharaan dalam sistem informasi untuk mendukung audit dan memastikan kepatuhan terhadap standar akreditasi rumah sakit.

 

3.         Perlindungan arsip dari serangga dan kerusakan​

Perlindungan arsip dari serangga dan kerusakan merupakan komponen kritis dalam strategi pelestarian arsip jangka panjang. Menurut Sukismo (2022), pemeliharaan arsip di SMPN 23 Palembang mencakup perlindungan arsip dari serangga dengan menggunakan kapur barus dan bahan lainnya. Untuk mewujudkan pengelolaan fisik dan isi informasi yang baik, arsip perlu disimpan dalam ruang penyimpanan yang khusus dan memerlukan perlakuan yang khusus pula untuk mencegah serangan serangga. Penggunaan air condition dalam ruang penyimpanan dan ventilasi yang cukup dapat mencegah kondisi lembab yang menjadi habitat serangga. Insiden yang tiba-tiba atau tidak terduga, alami atau buatan manusia, dapat merusak arsip sehingga diperlukan strategi pelestarian yang komprehensif. Peningkatan kualitas manajemen arsip mencakup aspek perlindungan fisik dari berbagai ancaman. Pemeliharaan arsip yang tidak memadai menyebabkan kerusakan dokumen. Dalam konteks rumah sakit, perlindungan rekam medis dari serangga sangat penting mengingat volume dokumen yang besar dan periode retensi yang panjang yang membuat arsip rentan terhadap serangan biologis.

Strategi perlindungan arsip yang efektif memerlukan pendekatan multi-lapis yang mengombinasikan kontrol lingkungan, bahan pencegah, dan monitoring rutin. Deasidifikasi mencegah arsip rusak dengan menetralkan asam pada kertas yang dapat merusak bentuk fisiknya dan memberi bahan penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam dari luar. Enkapsulasi dilakukan dengan cara setiap lembar arsip dilapisi oleh dua lembar plastik poliester dengan bantuan double tape untuk melindungi dari kerusakan fisik. Perlu dilakukan perlindungan baik preventif maupun kuratif untuk menjaga keamanan fisik dan informasi arsip. Sukismo (2022) menambahkan bahwa pelaksanaan pemeliharaan arsip menunjukkan hasil yang cukup baik dengan kombinasi berbagai metode perlindungan. Membuat perencanaan merupakan langkah penting untuk diterapkan termasuk upaya penyelamatan dan pemulihan saat terjadi kerusakan. Arsip statis disimpan secara permanen dengan perlindungan khusus untuk menjaga kondisi fisik. Dalam praktik di rumah sakit, strategi perlindungan harus mencakup kontrol suhu dan kelembaban, penggunaan insektisida yang aman untuk dokumen, inspeksi rutin untuk deteksi dini serangan serangga, dan prosedur karantina untuk arsip yang terinfestasi sebelum dilakukan treatment konservasi.

Program monitoring dan respons cepat terhadap tanda-tanda kerusakan menjadi kunci keberhasilan perlindungan arsip jangka panjang. Penjilidan dan pembuatan kotak pembungkus arsip (portepel) dapat dilakukan untuk menghindari kerusakan akibat lem, jahitan terlepas, lembar pelindung atau sampul terlepas, dan sobek. Kamperisasi sebagai upaya preventif harus dilakukan secara berkala untuk memastikan efektivitas perlindungan. Sukismo (2022) menegaskan bahwa evaluasi pemeliharaan arsip dilakukan untuk menilai efektivitas program perlindungan yang diterapkan. Akreditasi kearsipan mengidentifikasi tantangan dan manfaat dalam proses perlindungan arsip. Tata kelola kearsipan yang baik berdampak pada kinerja organisasi termasuk aspek perlindungan arsip. Dalam konteks rumah sakit modern, program integrated pest management (IPM) harus diterapkan dengan monitoring trap untuk mendeteksi keberadaan serangga, dokumentasi semua temuan dan tindakan perbaikan dalam sistem informasi, pelatihan berkala untuk petugas tentang identifikasi tanda-tanda kerusakan, dan koordinasi dengan ahli konservasi untuk penanganan arsip yang mengalami kerusakan serius agar rekam medis tetap dapat dipertanggungjawabkan secara legal dan historis.