2. D. Sarana dan Peralatan Pengorganisasian

 

Gambar 9. Peralatan esensian untuk pengorganisasian Arsip

1.         Guide (sekat) sebagai batas atau petunjuk antar kelompok arsip​

Guide atau sekat arsip merupakan komponen fundamental dalam sistem pengorganisasian arsip yang berfungsi sebagai penunjuk dan pemisah antara kelompok arsip berdasarkan klasifikasi tertentu. Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip yang terdiri dari dua bagian yaitu tab guide (bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks) dan badan guide (berfungsi untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya). Lembar guide adalah penyekat untuk mengelompokkan berkas arsip dalam rangka penataan berkas berdasarkan alfabetis, nomor, subyek dan kronologis. Filling cabinet sekat arsip guide merupakan peralatan kearsipan yang esensial untuk pengorganisasian dokumen. Guide primer adalah guide yang dipergunakan sebagai tanda pemisah antara pokok masalah atau kelompok arsip. Alat maupun fasilitas yang digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip rekam medis adalah dengan menggunakan rak terbuka serta menggunakan magazine filling box. Dalam konteks rumah sakit, penggunaan guide yang terstandarisasi sangat penting untuk memfasilitasi rapid retrieval rekam medis dalam situasi emergency dan memastikan tidak terjadi missfiling.

Klasifikasi guide berdasarkan hierarki fungsinya memungkinkan pengelompokan arsip secara sistematis dan mudah dinavigasi. Guide yang umumnya dipakai sampai level 3 terdiri dari guide primer (warna putih) yang berisi pokok masalah yaitu bagian utama dalam file, guide sekunder (warna hijau) yang berisi sub masalah yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks menunjuk urusan kegiatan masalah khusus, dan guide tersier (warna merah) yang berisi sub-sub masalah yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks menunjukkan urusan subkegiatan submasalah khusus. Setelah guide tersier baru diletakkan folder arsip berwarna biru muda yang berisi berkas/himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis. Guide arsip/sekat arsip merupakan peralatan kearsipan terlaris yang tersedia dalam berbagai ukuran. Guide arsip terdiri dari primer (putih), sekunder (hijau) dan tersier (merah) dengan minimal pembelian 100 unit untuk standarisasi. Posisi tab guide dapat diatur penempatannya dimana guide pertama terletak pada posisi sebelah kiri untuk menuliskan kelompok utama (main subject), guide kedua terletak pada posisi atas bagian tengah untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject), dan guide ketiga terletak pada posisi atas sebelah kanan untuk menuliskan kelompok tersier (sub-sub subject). Contoh penggunaan seperti penyekat primer bertuliskan "800 KEPEGAWAIAN", penyekat sekunder bertuliskan "850 MUTASI", dan penyekat tersier bertuliskan "851 CUTI TAHUNAN". Dalam praktik di rumah sakit, sistem guide tiga level ini dapat diadaptasi misalnya level 1 untuk jenis layanan (rawat jalan, rawat inap, IGD), level 2 untuk poliklinik atau ruang perawatan, dan level 3 untuk kategori diagnosis atau rentang nomor rekam medis.

Spesifikasi teknis dan penempatan guide harus disesuaikan dengan sistem penyimpanan dan ukuran arsip yang dikelola. Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip dimana jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil maka guide juga kecil. Guide arsip/sekat arsip dokumen merupakan peralatan kearsipan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Filling cabinet sekat arsip tersedia dalam berbagai spesifikasi untuk berbagai jenis dokumen. Klasifikasi rumah sakit berdasarkan Permenkes No 3 Tahun 2020 mempengaruhi volume dan sistem pengorganisasian arsip yang harus disesuaikan. Pengelolaan arsip rekam medis pada instalasi rawat jalan masih belum menggunakan identifikasi warna serta map dalam penyimpanan rekam medis pasien yang berbahaya untuk data informasi pasien. Dalam konteks rumah sakit modern, spesifikasi guide harus mempertimbangkan standar ukuran rekam medis (biasanya folio atau A4), material yang tahan lama (karton tebal atau plastik), colour coding yang konsisten dengan sistem klasifikasi, dan tab yang cukup besar untuk menampilkan kode dengan jelas untuk memfasilitasi quick identification terutama saat peak hours di unit rekam medis.

Pemeliharaan dan penggantian guide secara berkala memastikan sistem pengorganisasian arsip tetap efektif dan mendukung efisiensi operasional. Warna penyekat bebas saja tergantung keinginan namun perlu konsistensi untuk menghindari kebingungan. Guide primer, sekunder dan tersier harus digunakan secara sistematis untuk memudahkan navigasi. Dengan stok yang mencapai 10 ribu unit menunjukkan kebutuhan guide yang tinggi di berbagai organisasi. Kendala dalam pengelolaan arsip rekam medis mencakup sumber daya manusia yang masih kurang dan terdapat kesalahan dalam pengembalian rekam medis. Pengelolaan arsip yang dilakukan masih belum optimal dengan terdapat perbedaan penyimpanan dan pemberkasan arsip rekam medis. Dalam praktik di rumah sakit, program pemeliharaan guide harus mencakup inspeksi rutin untuk mengidentifikasi guide yang rusak atau pudar, penggantian guide yang sudah tidak terbaca dengan jelas, standardisasi pengadaan guide dari supplier yang sama untuk konsistensi warna dan ukuran, pelatihan petugas tentang proper use of guides, dan dokumentasi lokasi setiap guide dalam sistem inventory untuk memudahkan stock management dan budgeting.

 

2.         Folder untuk penempatan arsip sesuai klasifikasi​

Folder arsip merupakan alat untuk menempatkan atau meletakkan arsip aktif yang berisi berkas/himpunan dokumen yang disusun atas dasar kesamaan urusan, kesamaan masalah, atau kesamaan jenis untuk melindungi dokumen dan memudahkan handling. Folder adalah alat untuk menempatkan/meletakkan arsip aktif yang berisi berkas/himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis, folder biasanya berwarna biru muda. Sistem penyimpanan rekam medis dapat berupa sistem manual yang biasanya menggunakan dokumen kertas dengan folder sebagai penampung. Folder diletakkan setelah guide tersier dalam sistem filing dengan contoh folder seperti "851 Cuti Tahunan Th 2012" atau "090 Perjalanan Dinas a.n. Budi ke Makassar 2013". Dalam konteks rumah sakit, penggunaan folder yang terstandarisasi sangat penting untuk melindungi rekam medis dari kerusakan fisik, memudahkan identifikasi cepat melalui colour coding, dan memastikan kontinuitas pelayanan pasien.

Spesifikasi dan jenis folder harus disesuaikan dengan karakteristik arsip dan sistem filing yang digunakan oleh rumah sakit. Folder ditempatkan setelah guide tersier dan dapat diorganisir berdasarkan tahun atau nama untuk memudahkan retrieval. Pedoman Penyelenggaraan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia tahun 2006 menyatakan bahwa rekam medis sudah seharusnya diberi sampul pelindung untuk memelihara keutuhan susunan lembaran yang ada pada rekam medis dan mencegah berkas rekam medis terlepas atau tersobeknya lembaran akibat sering dibolak-balik. Perbedaan sistem antara rawat inap dan rawat jalan menunjukkan inkonsistensi yang perlu diperbaiki. Sistem nomor akhir (terminal digit filing system) merupakan penyimpanan yang menggunakan nomor dengan enam angka yang dikelompokkan menjadi tiga kelompok masing-masing terdiri dari dua angka yang mempengaruhi desain folder. Kode klasifikasi arsip di Kementerian Kesehatan menggunakan sistem numerik yang dapat diadaptasi untuk folder rekam medis. Dalam praktik di rumah sakit, jenis folder yang umum digunakan meliputi folder dengan fastener (untuk mengikat dokumen dengan aman), folder dengan tab untuk colour coding (merah untuk BPJS, hijau untuk umum, biru untuk asuransi), folder tahan lama dari bahan manila atau plastik, folder dengan label area yang jelas untuk menulis nomor rekam medis dan nama pasien, dan folder dengan ekspansi untuk menampung rekam medis yang tebal.

Sistem colour coding pada folder merupakan strategi visual yang efektif untuk mempercepat identifikasi dan mengurangi tingkat missfiling dalam pengelolaan arsip. Hal ini sangat berbeda dengan pemeliharaan berkas rekam medis di instalasi rawat inap, yang mana berkas rekam medis dilindungi oleh map yang kemudian diletakkan pada penyimpanan roll opac yang bisa dikunci sebagai keamanannya. Perbedaan penyimpanan dan pemberkasan arsip rekam medis pada instalasi rawat jalan dan rawat inap menunjukkan ketidakkonsistenan sistem. Penyimpanan rekam medis harus mampu menjamin keamanan, keutuhan, kerahasiaan, dan ketersediaan data rekam medis. Warna folder bebas saja tergantung keinginan namun konsistensi penting untuk sistem yang efektif. Perancangan sistem penyimpanan yang baik meningkatkan efisiensi kerja bagian SDM. Sistem arsip pada BPJS Kesehatan memerlukan pengorganisasian yang sistematis. Dalam praktik di rumah sakit, colour coding dapat diimplementasikan dengan berbagai skema: berdasarkan jenis pasien (BPJS/umum/asuransi), berdasarkan status aktif/inaktif, berdasarkan terminal digit (misalnya 00-09 merah, 10-19 biru, dst), berdasarkan tahun kunjungan terakhir, atau kombinasi dari beberapa kriteria untuk memfasilitasi quick visual scanning dan mengurangi filing errors terutama saat volume rekam medis sangat tinggi.

Pemeliharaan folder dan prosedur penggantian yang sistematis memastikan perlindungan optimal terhadap rekam medis dan mendukung kepatuhan terhadap regulasi. Hal ini karena berkas rawat jalan masih sering keluar (dipinjam) saat pasien datang lagi untuk berobat dan juga jika menggunakan map, ruang penyimpanan akan diubah serta karena pendistribusian rawat jalan menggunakan tabung, jadi jika menggunakan map berkas tersebut tidak bisa masuk karena tidak akan muat. Namun ini tidak selaras dengan standar yang menyatakan bahwa PERMENKES Nomor 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis Pasal 14 tertulis bahwa pimpinan sarana pelayanan kesehatan bertanggung jawab atas hilang, rusak, pemalsuan atau penggunaan oleh orang atau badan yang tidak berhak terhadap rekam medis. Dengan menggunakan layanan cloud rekam medis, organisasi dapat menekan biaya infrastruktur dan perawatannya tanpa khawatir data akan hilang dan rusak. Prosedur pengarsipan data personal pegawai memerlukan sistem yang terstandarisasi. Penggunaan media pembelajaran pada program keahlian administrasi perkantoran meningkatkan pemahaman tentang kearsipan. Dalam konteks rumah sakit modern, program pemeliharaan folder harus mencakup inspeksi berkala untuk mengidentifikasi folder yang rusak (sobek, fastener lepas, label tidak terbaca), prosedur transfer dokumen dari folder lama ke folder baru tanpa kehilangan halaman, standardisasi pengadaan folder untuk konsistensi sistem colour coding, training petugas tentang proper folder handling untuk meminimalkan kerusakan, dan dokumentasi semua penggantian folder dalam sistem untuk audit trail dan budgeting.

 

 

3.         Filing cabinet dan rak arsip​

Filing cabinet dan rak arsip merupakan sarana penyimpanan fisik yang fundamental dalam sistem manajemen arsip untuk melindungi dokumen dari kerusakan dan memfasilitasi akses yang efisien. Alat maupun fasilitas yang digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip rekam medis di RS adalah dengan menggunakan rak terbuka serta menggunakan magazine filling box. Pada arsip rekam medis rawat inap, penyimpanan rekam medis setidaknya menggunakan roll opac, sedangkan arsip rekam medis rawat jalan menggunakan rak biasa yang hanya dipisahkan oleh box arsip. Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelhecter. Filling cabinet sekat arsip merupakan peralatan kearsipan yang tersedia di pasaran. Sistem penyimpanan rekam medis manual biasanya menggunakan dokumen kertas dengan filing cabinet sebagai sarana penyimpanan. Dalam konteks rumah sakit, pemilihan antara filing cabinet tertutup atau rak terbuka harus mempertimbangkan faktor keamanan, accessibility, volume rekam medis, ruang available, dan budget untuk memastikan sistem penyimpanan yang optimal.

Jenis dan spesifikasi filing cabinet serta rak arsip harus disesuaikan dengan karakteristik rekam medis dan sistem filing yang diimplementasikan. Sistem nomor tengah (middle digit filing system) mempengaruhi layout filing cabinet yang dibutuhkan. Klasifikasi arsip berdasarkan pola tertentu mempengaruhi desain penyimpanan. Semantic Penggunaan tunjuk silang pada arsip dinamis aktif memerlukan sistem filing yang mendukung cross-reference. Sistem informasi dan kearsipan memerlukan integrasi antara penyimpanan fisik dan digital. Dalam praktik di rumah sakit, jenis filing cabinet dan rak yang umum digunakan meliputi lateral filing cabinet (hemat ruang, akses dari samping), vertical filing cabinet (akses dari depan, untuk volume sedang), mobile aisle system atau compactus (untuk ruang terbatas dengan volume besar), open shelf filing (untuk akses cepat rekam medis aktif), roll opac atau rotary filing (untuk optimalisasi ruang dan keamanan), dan static shelving dengan guide (untuk arsip inaktif di record center).

Kapasitas dan layout filing cabinet harus direncanakan dengan mempertimbangkan volume arsip saat ini dan proyeksi pertumbuhan untuk menghindari overcapacity. Pada instalasi rawat jalan, berkas rekam medis tidak dilindungi oleh map ataupun sampul karena berkas rawat jalan masih sering keluar (dipinjam) saat pasien datang lagi untuk berobat dan juga jika menggunakan map ruang penyimpanan akan diubah serta pendistribusian rawat jalan menggunakan tabung sehingga jika menggunakan map berkas tersebut tidak bisa masuk karena tidak akan muat. Perbedaan penyimpanan dan pemberkasan arsip rekam medis pada instalasi rawat jalan dan rawat inap menunjukkan ketidakkonsistenan yang perlu diperbaiki. Dengan menggunakan layanan cloud rekam medis dapat menekan biaya infrastruktur termasuk ruangan, rak, serta ATK seperti kertas dan pulpen untuk mencatat rekam medis pasien. Perancangan sistem penyimpanan arsip di bagian SDM harus mempertimbangkan efisiensi ruang. Sistem arsip pada BPJS Kesehatan memerlukan kapasitas yang adequate untuk volume yang besar. Prosedur pengarsipan data personal pegawai memerlukan filing cabinet yang memadai. Dalam konteks rumah sakit, perhitungan kapasitas filing harus mempertimbangkan volume rekam medis saat ini, growth rate tahunan (biasanya 5-10% untuk rumah sakit), periode retensi arsip aktif (5 tahun), ketebalan rata-rata folder rekam medis, dan buffer capacity (minimal 20%) untuk fluktuasi, serta layout yang memfasilitasi terminal digit filing system untuk distribusi beban kerja yang merata.

Pemeliharaan filing cabinet dan rak arsip serta pertimbangan ergonomi memastikan keamanan petugas dan preservasi arsip jangka panjang. Kendala-kendala dalam melakukan pengelolaan arsip rekam medis yaitu sumber daya manusia yang masih kurang, terdapat kesalahan dalam pengembalian rekam medis, dan jaringan dalam mengakses data informasi pasien yang terkadang error. Media penyimpanan berbasis digital dapat dilakukan melalui server, sistem komputasi awan (cloud computing), dan media penyimpanan berbasis digital lain berdasarkan perkembangan teknologi.

Badan guide berfungsi untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya menunjukkan pentingnya struktur filing yang kokoh. Penggunaan media pembelajaran oleh guru pada program keahlian administrasi perkantoran meningkatkan pemahaman tentang proper filing. Penggunaan tunjuk silang pada arsip dinamis aktif memerlukan maintenance yang rutin. Dalam praktik di rumah sakit modern, program pemeliharaan filing cabinet harus mencakup inspeksi rutin struktur (karat, kerusakan, roda macet pada mobile aisle), pembersihan berkala untuk mencegah akumulasi debu, pelumasan rel dan engsel untuk smooth operation, pengecekan sistem locking untuk keamanan, pertimbangan ergonomi seperti tinggi rak maksimal 200 cm untuk menghindari over-reaching injury, dan training petugas tentang safe filing practices termasuk proper lifting techniques untuk mencegah musculoskeletal disorders.