BAB II TEKNIK PENGORGANISASIAN ARSIP SECARA SISTEMATIS

 

TEKNIK PENGORGANISASIAN ARSIP SECARA SISTEMATIS

Gambar 5. Graphical Abstract

A.      Sistem Penyimpanan Arsip

Gambar 6. Sistem kearsipan RS yang efektif

1.         Sistem Abjad (Alphabetical Filing System): penyusunan berdasarkan urutan A-Z

Sistem abjad merupakan sistem penyimpanan arsip yang paling umum digunakan dalam berbagai organisasi karena kemudahan dan kepraktisannya. Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad biasanya menggunakan metode penyusunan dokumen yang dilakukan secara berurutan, mulai dari arsip berawalan huruf A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Alphabetical filing system adalah metode penyusunan dokumen arsip secara berurutan sesuai abjad, mulai dari dokumen arsip yang berawalan huruf A sampai Z. Penelitian Octafiani dan Suwarni (2020) mengembangkan instrumen penilaian berbasis HOTS untuk mengukur pemahaman siswa tentang sistem penyimpanan arsip sistem abjad di SMK. Dalam konteks rumah sakit, sistem abjad sangat cocok untuk penyimpanan arsip berdasarkan nama pasien, nama dokter, atau nama supplier.

Implementasi sistem abjad dalam pengelolaan arsip rumah sakit memerlukan pemahaman mendalam tentang aturan pengindeksan nama. Sistem abjad umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan/organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Nama-nama diambil dari nama si pengirim untuk surat masuk dan nama alamat yang dituju untuk surat keluar. Alphabetic filing system adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad yang dimulai dari huruf A-Z dan umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena dokumen sering dicari dan diminta melalui nama. Kode abjad pada kode simpan surat diambil sama seperti kode indeks yaitu dua huruf pertama pada unit pertama nama yang telah diindeks. Penerapan metode alphabetical filing memungkinkan penelusuran yang lebih cepat dalam sistem pengarsipan surat. Sebagai contoh, dalam praktik di RSU DM. Natsir, sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem abjad di ruang kepegawaian sudah sesuai ketentuan meskipun masih terdapat arsip yang tidak teratur.

Keunggulan sistem abjad menjadikannya pilihan utama bagi banyak organisasi kesehatan dalam mengelola arsip pasien dan administratif. Sistem abjad mudah dipahami dan diterapkan karena setiap orang sudah familiar dengan urutan abjad, tidak memerlukan indeks tambahan karena nama langsung menjadi kode penyimpanan, serta cocok untuk organisasi yang sering berinteraksi dengan banyak pihak eksternal. Sistem abjad memudahkan pencarian dokumen jika nama sudah diketahui dan tidak memerlukan pelatihan khusus bagi petugas arsip. Sistem abjad menjadi sistem standar yang paling banyak digunakan di berbagai instansi pemerintah dan swasta. Sistem abjad memiliki kelemahan yaitu tidak memerlukan kartu indeks karena dalam kode surat sudah diindeks, sehingga jika terjadi kesalahan indeks dapat menyulitkan penemuan kembali. Dalam konteks rumah sakit yang mengelola ribuan rekam medis, sistem abjad harus dikombinasikan dengan sistem penomoran untuk memastikan akurasi identifikasi pasien.

 

2.         Sistem Nomor (Numeric Filing System): penggunaan nomor sebagai kode klasifikasi

Sistem nomor merupakan metode penyimpanan arsip yang menggunakan angka sebagai dasar klasifikasi dan penemuan kembali dokumen. Sistem nomor menurut terminal digit adalah sistem penyimpanan yang menggunakan kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat berdasarkan sistem penyimpanan menurut terminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip. Perlengkapan yang perlu dipersiapkan meliputi filing cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder). Sistem nomor menggunakan angka sebagai kode klasifikasi yang dapat berupa nomor urut sederhana atau sistem penomoran yang lebih kompleks. Dalam beberapa sistem administrasi, terutama yang sudah terkomputerisasi, setiap dokumen memiliki kode unik atau nomor identifikasi seperti INV-2025-001 untuk faktur atau HRD-003 untuk berkas kepegawaian. Penelitian Armada (2023) tentang penggunaan model explicit instruction pada sistem nomor menunjukkan peningkatan kemampuan menyimpan arsip dari siklus I (67,6%), siklus II (80%), hingga siklus III (90%). Dalam konteks rumah sakit, sistem nomor sangat penting untuk pengelolaan rekam medis pasien dengan menggunakan nomor rekam medis (medical record number) yang unik.

Penerapan sistem nomor dalam organisasi kesehatan memerlukan prosedur yang sistematis dan terstandarisasi untuk memastikan konsistensi penomoran. Contoh kode laci dalam sistem nomor berurutan sebagai berikut: Laci 1 kodenya 000, Laci 2 kodenya 100, Laci 3 kodenya 200, dan seterusnya hingga Laci 10 kodenya 900. Untuk kode guide berurutan: Guide 1 kodenya 000, Guide 2 kodenya 010, Guide 3 kodenya 020, dan seterusnya hingga Guide 10 kodenya 090. Sistem penyimpanan arsip statis menggunakan sistem nomor yang memudahkan dalam pelaksanaan dan penemuan kembali arsip. Perancangan sistem informasi nomor surat keluar berbasis web dapat mengelola penomoran surat keluar secara otomatis dan terstruktur untuk mengatasi masalah duplikasi nomor surat. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor yang sudah sesuai ketentuan, namun masih terdapat masalah dengan penomoran yang sama pada nomor surat. Untuk mengatasi hal ini, sistem informasi kearsipan digital sangat diperlukan untuk memastikan keunikan setiap nomor yang diberikan.

Sistem nomor memberikan keunggulan signifikan terutama dalam hal kerahasiaan dan kapasitas penyimpanan yang tidak terbatas. Kelebihan sistem nomor meliputi kapasitas tidak terbatas karena nomor dapat terus bertambah, lebih menjaga kerahasiaan karena nomor tidak langsung menunjukkan identitas, serta memudahkan integrasi dengan sistem digital. Untuk menemukan kembali arsip dengan sistem ini, dapat dilakukan dengan mencari kode nomor arsip tersebut jika sudah diketahui, atau jika belum dapat dilihat pada kartu indeks. Sistem nomor cocok untuk organisasi yang menangani volume arsip sangat besar dan memerlukan sistem keamanan yang ketat. Gaya penyusunan berdasarkan nomor cocok untuk pengarsipan yang sudah terintegrasi dengan sistem digital karena setiap dokumen dapat dilacak menggunakan nomor referensi. Namun, sistem nomor memerlukan kartu indeks sebagai alat bantu pencarian jika petugas lupa nomor dokumen yang dicari. Dalam praktik di rumah sakit, sistem nomor sangat efektif untuk mengelola rekam medis pasien, sistem penomoran surat keluar dan surat masuk, serta pengelolaan inventaris peralatan medis.

 

3.         Sistem Tanggal/Kronologis: penyusunan berdasarkan urutan waktu

Sistem tanggal atau kronologis merupakan metode penyimpanan arsip yang mendasarkan pengorganisasiannya pada urutan waktu penciptaan atau penerimaan dokumen. Sistem tanggal atau chronologis adalah sistem penyimpanan arsip yang mengatur dokumen berdasarkan urutan waktu. Sistem kronologis menyusun arsip berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun dokumen dibuat atau diterima, dengan dokumen terbaru biasanya diletakkan di depan. Sistem tanggal digunakan untuk menyimpan dokumen yang diurutkan berdasarkan tanggal dokumen itu diciptakan. Sebagai contoh, RSU DM. menerapkan sistem penyimpanan berdasarkan tanggal yang sudah sesuai ketentuan, dimana petugas mengatur arsip berdasarkan tanggal penerimaan. Sistem informasi kearsipan dokumen dengan sistem penyimpanan abjad dan kronologis berbasis multi user dapat meningkatkan efisiensi pencarian dokumen. Dalam konteks rumah sakit, sistem kronologis sangat cocok untuk arsip yang memiliki nilai waktu penting seperti laporan harian, hasil laboratorium, dan catatan perawatan pasien.

Implementasi sistem kronologis dalam pengelolaan arsip kesehatan memerlukan pemahaman tentang hierarki waktu dan konsistensi dalam pencatatan tanggalsistem penyimpanan arsip statis berdasarkan sistem kronologi memudahkan penemuan kembali arsip berdasarkan periode waktu. Sistem kronologis biasanya menggunakan format tahun-bulan-tanggal atau sebaliknya tergantung kebutuhan organisasi. Penerapan chronology system dalam perancangan sistem pengarsipan surat membantu dalam penelusuran dokumen berdasarkan periode tertentu. Sistem tanggal cocok untuk dokumen yang sering dicari berdasarkan waktu kejadian atau periode tertentu. Sebagai contoh, RSU M (2024) menghadapi kesulitan dalam menemukan arsip ketika menggunakan sistem tanggal karena arsip lama dan baru tidak dipisahkan dengan jelas. Untuk mengatasi masalah ini, diperlukan pembagian arsip berdasarkan periode waktu tertentu seperti bulanan atau tahunan dengan menggunakan guide yang jelas.

Sistem kronologis menawarkan keunggulan dalam hal kemudahan penelusuran dokumen berdasarkan periode waktu tertentu. Kelebihan sistem kronologis meliputi mudah diterapkan karena hanya berdasarkan urutan waktu, cocok untuk dokumen yang memiliki relevansi waktu seperti laporan keuangan dan surat menyurat, serta memudahkan audit dan evaluasi berdasarkan periode. Sistem tanggal yang diterapkan di Kasubag Kepegawaian Dinas Pendidikan memudahkan pencarian dokumen kepegawaian yang disusun berdasarkan tanggal. Sistem kronologis sangat efektif untuk organisasi yang mengelola dokumen dengan validitas waktu tertentu. Kombinasi sistem abjad dan kronologis dalam sistem informasi kearsipan berbasis multi user meningkatkan efektivitas manajemen arsip. Namun, sistem kronologis memiliki kelemahan yaitu sulit untuk mencari dokumen jika tanggal tidak diketahui secara pasti dan memerlukan kartu indeks untuk membantu pencarian berdasarkan nama atau subjek. Dalam praktik di rumah sakit, sistem kronologis sangat bermanfaat untuk pengelolaan catatan medis pasien yang memerlukan dokumentasi berdasarkan urutan waktu perawatan, laporan laboratorium harian, dan dokumentasi pemberian obat.

 

4.         Sistem Geografis: pengelompokan berdasarkan nama tempat atau wilayah

Sistem geografis merupakan metode pengorganisasian arsip yang mendasarkan klasifikasi pada lokasi, wilayah, atau daerah geografis tertentu. Sistem geografis atau wilayah adalah sistem penyimpanan arsip yang menyusun dokumen berdasarkan pembagian wilayah atau geografis. Sistem geografis mengelompokkan arsip berdasarkan nama tempat, kota, provinsi, atau negara, dimana dokumen disusun secara alfabetis berdasarkan nama wilayahSistem geografis atau wilayah digunakan untuk penyimpanan yang disusun berdasarkan daerah dokumen itu berasal atau dituju. Sistem penyimpanan arsip yang efektif dengan menggunakan sistem wilayah dapat mempermudah penemuan kembali arsip pada Kantor Pelayanan Pajak. Sistem temu kembali arsip statis dapat dilakukan melalui kata kunci penelusuran berdasarkan nama wilayah. Dalam konteks rumah sakit, sistem geografis dapat diterapkan untuk mengelola arsip rujukan pasien dari berbagai puskesmas, klinik, atau rumah sakit di wilayah geografis tertentu.

Penerapan sistem geografis dalam organisasi kesehatan sangat relevan untuk pengelolaan data epidemiologi dan program kesehatan masyarakat berbasis wilayah. Sistem geografis sangat cocok untuk organisasi yang beroperasi di berbagai wilayah atau memiliki cabang di berbagai daerah. Perlengkapan dan peralatan yang memadai sangat menunjang proses pengarsipan menggunakan sistem geografis. Dalam sistem geografis, dokumen dari wilayah yang sama disimpan dalam satu kelompok yang kemudian diurutkan secara alfabetis. Sistem penyimpanan arsip statis yang menggunakan kombinasi kronologi, subjek, dan nomor memerlukan klasifikasi wilayah untuk memudahkan penelusuran. Dalam praktik rumah sakit rujukan regional, sistem geografis memudahkan pengelolaan data pasien berdasarkan daerah asal, koordinasi dengan fasilitas kesehatan di berbagai kabupaten/kota, dan pelaporan data kesehatan per wilayah administratif.

Keunggulan sistem geografis menjadikannya pilihan strategis bagi organisasi yang mengelola arsip dengan dimensi lokasi yang kuat. Kelebihan sistem geografis meliputi memudahkan pencarian dokumen berdasarkan wilayah, cocok untuk organisasi yang memiliki banyak cabang atau area operasi, serta mendukung analisis data berbasis wilayah. Sistem wilayah efektif dalam mempermudah penemuan kembali arsip dan meningkatkan efisiensi kerja. Sistem geografis memudahkan koordinasi antar cabang dan memfasilitasi pelaporan berbasis regional. Sistem geografis yang diterapkan di Dinas Pendidikan membantu dalam pengelolaan dokumen dari berbagai sekolah di wilayah yang berbeda. Penelusuran arsip menggunakan kata kunci wilayah memudahkan identifikasi dokumen yang berkaitan dengan daerah tertentu. Namun, sistem geografis memerlukan pemahaman yang baik tentang pembagian wilayah administratif dan memerlukan update jika terjadi perubahan pembagian wilayah. Dalam konteks rumah sakit, sistem geografis sangat bermanfaat untuk program kesehatan masyarakat berbasis wilayah, pengelolaan rujukan berjenjang, dan analisis pola penyakit berdasarkan distribusi geografis.

 

5.         Sistem Pokok Soal/Subjek: klasifikasi berdasarkan topik atau masalah​

Sistem pokok soal atau subjek merupakan metode pengorganisasian arsip yang mengklasifikasikan dokumen berdasarkan isi, topik, atau masalah yang dibahas dalam dokumen tersebut. Sistem subjek adalah sistem penyimpanan arsip yang mengatur dokumen berdasarkan perihal atau pokok isi surat. Sistem ini mengkelompokkan arsip berdasarkan topik, masalah, atau kategori tertentu yang relevan dengan kegiatan organisasi. Sistem subjek digunakan untuk penyimpanan berdasarkan isi dokumen. Kartu indeks digunakan untuk sistem penyimpanan subjek sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Dalam konteks rumah sakit, sistem subjek sangat cocok untuk mengelola arsip berdasarkan jenis layanan seperti subjek bedah, penyakit dalam, anak, kebidanan, atau berdasarkan program kesehatan tertentu.

Implementasi sistem subjek dalam organisasi kesehatan memerlukan pembuatan skema klasifikasi yang komprehensif dan sesuai dengan kebutuhan operasional rumah sakit. Sistem subjek memerlukan pembuatan daftar subjek atau kategori yang jelas dan terstruktur, biasanya dalam bentuk hirarkis dari kategori umum ke spesifik. Sistem temu kembali arsip melalui klasifikasi arsip secara manual dan secara online menggunakan aplikasi dengan kata kunci penelusuran subjek atau judul. Sistem subjek cocok untuk organisasi yang mengelola berbagai jenis dokumen dengan topik yang beragam. Penerapan sistem subjek memerlukan peralatan dan perlengkapan yang memadai untuk menunjang proses pengarsipan. Kartu indeks dalam sistem subjek disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabet untuk memudahkan pencarian. Sistem informasi kearsipan berbasis multi user dapat mengintegrasikan sistem subjek dengan sistem lainnya untuk meningkatkan efektivitas. Dalam praktik rumah sakit, sistem subjek memudahkan pengelompokan arsip berdasarkan departemen medis, jenis penyakit, program kesehatan, atau kategori administratif tertentu.

Keunggulan sistem subjek menjadikannya pilihan ideal untuk organisasi yang menangani berbagai topik atau bidang kerja yang kompleks. Kelebihan sistem subjek meliputi memudahkan pencarian dokumen berdasarkan topik atau masalah, mendukung pengelolaan dokumen yang beragam dalam satu sistem, serta memfasilitasi analisis dan penelitian berdasarkan kategori tertentu. Sistem subjek yang diterapkan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan memudahkan klasifikasi dan penelusuran arsip dinamis. Sistem subjek sangat efektif untuk organisasi yang memiliki berbagai program atau layanan yang berbeda. Penggunaan kartu indeks dalam sistem subjek membantu petugas menemukan arsip meskipun lupa tentang judul/caption surat yang dipinjam. Sistem subjek yang diterapkan dengan baik dapat meningkatkan efisiensi kerja organisasi. Namun, sistem subjek memerlukan pemahaman mendalam tentang struktur organisasi dan memerlukan training khusus bagi petugas arsip untuk memastikan konsistensi klasifikasi. Dalam konteks rumah sakit, sistem subjek sangat bermanfaat untuk pengelolaan arsip medis berdasarkan spesialisasi, penelitian klinis berdasarkan topik tertentu, dan pengelolaan dokumen kebijakan berdasarkan area fungsional.