1. C. Identifikasi dan Klasifikasi Arsip

 

Gambar 4. Identifikasi dan Klasifikasi Arsip

1.         Teknik identifikasi arsip berdasarkan tipe dan kompleksitas​

Identifikasi arsip merupakan langkah awal yang krusial dalam pengorganisasian arsip untuk mengenali karakteristik dan nilai guna setiap dokumen. Teknik identifikasi arsip berdasarkan tipe dan kompleksitas dimulai dengan mengenali jenis arsip apakah termasuk arsip dinamis atau arsip statis. Sukismo (2022) dalam penelitiannya menjelaskan bahwa identifikasi arsip dilakukan dengan menerima arsip yang masuk dan membaginya ke setiap unit pengolah berdasarkan jenis arsip aktif. Dalam konteks rumah sakit, identifikasi arsip mencakup pengenalan terhadap berbagai jenis dokumen seperti rekam medis, surat rujukan, hasil laboratorium, resep obat, dan dokumen administratif lainnya. Sistem klasifikasi arsip merupakan elemen penting dalam manajemen kearsipan yang baik untuk membantu pengelolaan, pencarian, dan pemeliharaan arsip secara efisien.

Teknik identifikasi arsip berdasarkan kompleksitas memerlukan pemahaman mendalam tentang hierarki dan keterkaitan antar dokumen. Penyusunan klasifikasi arsip dikelompokkan berdasarkan fungsi dan tugas pokok pencipta arsip yang meliputi fungsi fasilitatif dan fungsi substantif. Arsip dapat dikategorikan berdasarkan fungsi seperti arsip administrasi umum yang berhubungan dengan kegiatan administratif sehari-hari, arsip keuangan yang berkaitan dengan laporan keuangan dan anggaran. asas kepentingan umum dalam penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum dan tanpa diskriminasi. Dalam praktik di rumah sakit, identifikasi arsip berdasarkan kompleksitas mempertimbangkan aspek kerahasiaan, urgensi, dan keterkaitan dengan proses pelayanan kesehatan. Sukismo (2022) menambahkan bahwa pemeriksaan kelengkapan arsip dilakukan dengan melihat lembar disposisi dan lampiran arsip untuk memastikan tidak ada dokumen yang terlewat.

Implementasi teknik identifikasi arsip yang efektif memerlukan kompetensi petugas dan sistem yang terstandarisasi. Pencatatan arsip yang tidak menggunakan tata naskah yang baku dapat menyebabkan kesulitan dalam identifikasi dan penemuan kembali arsip. Kemenkeu (2020) menegaskan bahwa pengelolaan dan penataan arsip aktif dan inaktif memerlukan prosedur identifikasi yang jelas untuk menentukan status dan nilai guna arsip. Dalam konteks digital, identifikasi arsip juga mencakup pengenalan format file, metadata, dan sistem pengkodean yang digunakan. Identifikasi arsip yang tepat memudahkan penerapan sistem penyimpanan yang sesuai baik sistem abjad, numerik, kronologis, geografis, maupun subjek. Dengan teknik identifikasi yang baik, rumah sakit dapat memastikan setiap arsip terkelola dengan tepat sesuai karakteristik dan kebutuhannya.

 

2.         Pembuatan skema pengelompokan arsip berdasarkan pola klasifikasi​

Pembuatan skema pengelompokan arsip merupakan tahapan penting untuk mengorganisir arsip secara sistematis berdasarkan pola klasifikasi yang telah ditetapkan. Penyusunan klasifikasi arsip harus sistematis yang didasarkan pada susunan dimulai dari fungsi, kegiatan, dan transaksi, baik yang bersifat substantif maupun fasilitatif. Langkah penyusunan struktur klasifikasi dimulai dengan membuat kategori utama berdasarkan fungsi arsip, kemudian dibagi setiap kategori menjadi subkategori berdasarkan sifat dokumen yang lebih spesifik. Penyusunan daftar arsip menggunakan kartu deskripsi arsip yang disusun berdasarkan pola klasifikasi tertentu (Kemenkeu, 2020). Dalam konteks rumah sakit, skema pengelompokan dapat dibuat berdasarkan unit layanan, jenis pelayanan, atau kategori dokumen medis dan non-medis.

Pola klasifikasi arsip di rumah sakit harus disesuaikan dengan struktur organisasi dan alur proses bisnis pelayanan kesehatan. Kategori "Arsip Keuangan" dapat dibagi menjadi subkategori seperti "Laporan Keuangan", "Anggaran Tahunan", dan "Bukti Transaksi" untuk memudahkan pengelompokan. Berbagai sistem penyimpanan arsip yang dapat dijadikan pola klasifikasi meliputi sistem abjad, sistem nomor, sistem tanggal/kronologis, sistem geografis, dan sistem pokok soal/subjek. Hazmi dan Prasetyawan (2019) dalam penelitiannya menemukan bahwa klasifikasi surat berdasarkan Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 53 Tahun 2012 menggunakan nomor klasifikasi berbentuk nomor satuan 000 sampai 970. Sistem penyimpanan yang tepat memudahkan dokumen yang diarsipkan dapat tertata dan mudah dicari jika dibutuhkan. Dengan membuat pengelompokan berdasarkan fungsi, proses pengelolaan arsip akan lebih terstruktur dan sistematis dimana setiap kelompok arsip dapat disusun lebih lanjut dalam subkategori yang lebih rinci.

Implementasi skema pengelompokan arsip memerlukan dokumentasi yang jelas dan sosialisasi kepada seluruh pengguna sistem kearsipan. Klasifikasi arsip harus bersifat akomodatif yang mampu menampung perkembangan organisasi dan perubahan fungsi. Struktur klasifikasi harus jelas dan konsisten, mudah dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam pengelolaan arsip, mulai dari petugas arsip hingga pengguna akhir. Kemenkeu (2020) menjelaskan bahwa manuver kartu deskripsi berdasarkan pola klasifikasi membantu dalam pengorganisasian dan penemuan kembali arsip. Dalam era digital, skema pengelompokan juga harus mempertimbangkan integrasi dengan sistem informasi manajemen rumah sakit. Pemilihan sistem penyimpanan yang tepat berdasarkan skema klasifikasi akan meningkatkan efisiensi kerja organisasi. Dengan skema pengelompokan yang terstruktur, rumah sakit dapat memastikan konsistensi pengelolaan arsip di seluruh unit kerja dan memudahkan audit serta akreditasi.

 

3.         Klasifikasi berdasarkan struktur organisasi dan tupoksi​

Klasifikasi arsip berdasarkan struktur organisasi dan tugas pokok fungsi (tupoksi) merupakan pendekatan yang mengintegrasikan sistem kearsipan dengan tata kelola organisasi rumah sakit. Penyusunan klasifikasi arsip harus didasarkan pada fungsi dan tugas pokok pencipta arsip yang meliputi fungsi fasilitatif dan fungsi substantif. Klasifikasi berdasarkan struktur organisasi dan tupoksi memudahkan pembagian tanggung jawab pengelolaan arsip sesuai dengan hierarki dan wewenang masing-masing unit (Kemenkeu, 2020). Arsip pemerintah daerah dapat dikategorikan berdasarkan fungsi administrasi dan operasionalnya yang disesuaikan dengan struktur organisasi. Dalam konteks rumah sakit, klasifikasi ini memungkinkan setiap unit seperti instalasi rawat jalan, rawat inap, laboratorium, farmasi, dan administrasi memiliki kode klasifikasi tersendiri sesuai fungsinya.

Implementasi klasifikasi berdasarkan struktur organisasi memerlukan pemetaan yang komprehensif terhadap fungsi dan aktivitas setiap unit kerja. Fungsi fasilitatif mencakup kegiatan administrasi umum yang mendukung operasional organisasi, sedangkan fungsi substantif adalah kegiatan inti yang berkaitan langsung dengan tujuan organisasi. Hazmi dan Prasetyawan (2019) dalam penelitiannya menunjukkan bahwa penerapan klasifikasi berdasarkan tupoksi memudahkan pengendalian dan pengawasan arsip karena setiap unit bertanggung jawab terhadap arsip yang dihasilkan dari fungsinya.

Beberapa jenis klasifikasi arsip berdasarkan fungsi meliputi arsip administrasi umum, arsip keuangan, dan arsip teknis operasional. Organisasi kearsipan yang tangguh dan berkelanjutan harus dibangun berdasarkan struktur yang jelas dan pembagian tugas yang tegas (Kemenkeu, 2024). Dalam praktik di rumah sakit, setiap direktur atau kepala instalasi bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip di unitnya sesuai dengan tupoksi yang telah ditetapkan.

Klasifikasi arsip yang mengacu pada struktur organisasi dan tupoksi memberikan manfaat strategis dalam tata kelola informasi rumah sakit. Penyusunan klasifikasi arsip harus mampu beradaptasi terhadap perubahan struktur organisasi untuk menjaga relevansi sistem. Sukismo (2022) dalam penelitiannya menemukan bahwa pemberkasan arsip aktif dimulai dengan identifikasi dari kepala tata usaha yang menerima arsip masuk dan membaginya ke setiap unit pengolah berdasarkan jenis dan tupoksi. Dengan membuat kategori utama dan subkategori berdasarkan struktur organisasi, proses pengelolaan arsip menjadi lebih terstruktur dan akuntabel.

Asas pengorganisasian pengelolaan arsip didefinisikan sebagai penyelenggaraan dan penyimpanan arsip yang didasarkan pada kebutuhan organisasi dengan melihat besar kecilnya organisasi dan volume arsip yang tercipta. Kemenkeu (2024) menegaskan bahwa arsip menjadi tulang punggung (backbone) untuk menjaga kontinuitas organisasi. Dengan klasifikasi yang mengacu pada struktur organisasi dan tupoksi, rumah sakit dapat memastikan keselarasan antara sistem kearsipan dengan tata kelola organisasi serta mendukung akuntabilitas setiap unit kerja dalam pengelolaan informasi.