1. B. Asas Pengorganisasian Arsip

 

Gambar 3. Prinsip pengorganisasian arsip

 

1.         Asas Sentralisasi: penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus

Asas sentralisasi merupakan pendekatan pengorganisasian arsip yang memusatkan seluruh kegiatan kearsipan pada satu unit kerja khusus dalam struktur organisasi. Menurut Hazmi dan Prasetyawan (2019), pada asas sentralisasi semua dokumen disimpan secara terpusat dimana unit bawahan yang ingin menggunakan arsip/dokumen dapat menghubungi unit kearsipan untuk mendapat izin dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud. Asas kearsipan sentralisasi menggunakan asas satu pintu untuk memudahkan dalam penelusuran arsip maupun dalam pengendaliannya. Dalam konteks rumah sakit, penerapan asas sentralisasi berarti seluruh arsip dari berbagai unit layanan seperti rawat inap, rawat jalan, laboratorium, dan farmasi dipusatkan di satu unit kearsipan. Pengarsipan dilakukan secara terpusat untuk meminimalisir terjadinya ketidakseragaman sistem dan memastikan pengarsipan berada dalam tanggung jawab unit kearsipan dalam organisasi.

Penerapan asas sentralisasi memberikan sejumlah keuntungan signifikan bagi manajemen arsip di rumah sakit. Rahmawati (2014) menyebutkan manfaat asas sentralisasi antara lain mencegah duplikasi, layanan lebih baik, adanya keseragaman, menghemat waktu, menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor, serta memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu. Kelebihan menggunakan asas sentralisasi yaitu adanya keseragaman sistem dan prosedur, meminimalisir terjadinya arsip ganda, lebih efektif dan efisien, pengawasan lebih baik, pelayanan lebih terorganisir dan lancar, serta potensi arsip hilang lebih kecil. Penelitian Hazmi dan Prasetyawan (2019) menunjukkan bahwa asas sentralisasi yang diterapkan di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Tengah memberikan dampak positif dalam hal pengawasan arsip yang menjadi lebih mudah karena pengelolaan secara satu pintu membuat arsip yang tercipta lebih terkendali. Keuntungan lain adalah adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi pegawai serta pelayanan dokumen di bawah satu atap.

Meskipun memiliki banyak keuntungan, asas sentralisasi juga memiliki beberapa kelemahan yang perlu dipertimbangkan dalam implementasinya. Hazmi dan Prasetyawan (2019) mengidentifikasi kerugian sistem sentralisasi meliputi kesulitan fisik, kebocoran informasi, berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan, adanya ketakutan akan hilangnya dokumen, dan pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan. Kelemahan asas sentralisasi adalah ketika mengalami arsip yang hilang maka dokumen akan benar-benar hilang karena sifat dokumen tidak dapat diduplikasi. Sering terjadi ketidakcocokan untuk unit kerja dan memakan waktu lebih lama dalam hal pengarsipan karena harus memenuhi serangkaian prosedur peminjaman. Untuk organisasi rumah sakit yang memiliki gedung atau kantor terpisah juga akan mengalami masalah lebih kompleks karena harus terpisah-pisah dan semakin menyulitkan pelaksanaan pengarsipan. Dampak negatif lain adalah menumpuknya arsip di unit pusat kearsipan dan temu kembali arsip yang memerlukan waktu lama terutama jika tidak didukung sistem informasi kearsipan yang memadai.

 

2.         Asas Desentralisasi: penyimpanan arsip yang tersebar di setiap unit kerja​

Asas desentralisasi merupakan pendekatan pengorganisasian arsip yang menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit kerja dalam organisasi. Menurut Hazmi dan Prasetyawan (2019), pada asas desentralisasi pengelolaan surat yang masuk dan keluar diserahkan pada satuan organisasi dimana setiap unit kerja bertanggung jawab melakukan penerimaan, pencatatan, pendistribusian hingga pengiriman surat. Pengorganisasian arsip secara desentralisasi/terpisah memungkinkan setiap unit kerja mengelola arsipnya sendiri sesuai dengan kebutuhan spesifik unit tersebut. Dalam konteks rumah sakit, penerapan asas desentralisasi berarti setiap unit layanan seperti poliklinik, instalasi gawat darurat, ruang rawat inap, dan laboratorium mengelola arsipnya sendiri. Sebagai contoh, LIPI Bogor menerapkan asas desentralisasi bersama sentralisasi yang dikelola oleh tiga unit yaitu Unit Pengelolaan, Unit Kearsipan I dan Unit Kearsipan II untuk mengakomodasi kebutuhan yang berbeda.

Penerapan asas desentralisasi memberikan sejumlah keuntungan operasional bagi unit-unit kerja di rumah sakit. Rahmawati (2014) menyebutkan keuntungan asas desentralisasi antara lain dekat dengan pengguna, sangat cocok untuk menyimpan informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian, dan hemat waktu serta tenaga dalam pengangkutan berkas. Kelebihan asas desentralisasi adalah diolah oleh unit kerja yang sesuai dengan bidangnya sehingga lebih cepat karena tidak mengganggu proses kerja dan karyawan memiliki kesempatan yang sama untuk memperoleh ilmu kearsipan. Dari segi efisiensi waktu, asas desentralisasi lebih menghemat waktu, penanganan dan menghemat tenaga karena akses langsung tanpa melalui prosedur peminjaman yang berbelit. Dalam praktik di rumah sakit, asas desentralisasi memungkinkan unit medis mengakses rekam medis pasien dengan lebih cepat untuk keperluan pelayanan kesehatan yang bersifat emergensi.

Kelemahan asas desentralisasi perlu dipahami sebagai pertimbangan dalam memilih sistem pengorganisasian arsip yang tepat. Hazmi dan Prasetyawan (2019) mengidentifikasi kerugian sistem desentralisasi meliputi pengawasan yang relatif sulit dilakukan, banyak duplikasi atas dokumen yang sama sehingga mengakibatkan pemborosan ruangan, perlengkapan dan alat tulis kantor menjadi kurang efisien. Karena kegiatan penyimpanan dokumen hanya menjadi salah satu fungsi dari tenaga administrasi, maka layanan yang diterima kurang memuaskan.

Kelemahan asas desentralisasi adalah seringkali terjadi ketidakseragaman prosedur ataupun standar dalam pengarsipan dan pengawasan sulit dilakukan. Ketika unit kerja sedang sibuk dapat menyebabkan penumpukan arsip di ruang kerja dan dari segi biaya juga lebih boros karena setiap unit harus menyediakan sarana prasarana kearsipan sendiri. Asas ini mengalami kesulitan pemberkasan berkaitan dengan dokumen yang relevan dengan dua bagian atau lebih, tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan, serta dokumen yang sama tersebar di berbagai tempat.

 

3.         Asas Kombinasi: gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi​

Asas kombinasi atau asas campuran merupakan pendekatan pengorganisasian arsip yang menggabungkan keuntungan dari asas sentralisasi dan desentralisasi untuk meminimalisir kelemahan keduanya. Menurut Hazmi dan Prasetyawan (2019), pada asas kombinasi masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri di bawah kontrol sistem terpusat dimana tanggung jawab sistem berada pada puncak manajer dokumen atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen. Asas pengarsipan kombinasi menggabungkan keuntungan dua asas sentralisasi dan desentralisasi dengan harapan bisa meminimalisir terjadinya kelemahan dan kekurangan dari keduanya. Dokumen yang disimpan pada masing-masing bagian lazimnya adalah dokumen yang menyangkut kepegawaian, gaji, keuangan dan catatan keuangan. Dalam konteks rumah sakit, asas kombinasi memungkinkan arsip medis disimpan terpusat di unit rekam medis sementara arsip administratif unit layanan disimpan di masing-masing unit dengan sistem kontrol terpusat.

Keuntungan penerapan asas kombinasi menjadikannya pilihan strategis bagi organisasi rumah sakit yang kompleks. Rahmawati (2014) menyebutkan keuntungan asas kombinasi yaitu adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam, menekan seminimum mungkin kesalahan berkasan serta dokumen yang hilang, menekan duplikasi dokumen, memungkinkan pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik, serta memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan. Keuntungan asas kombinasi mencakup proses kerja yang lancar, mudah dalam pengendalian maupun pengelolaan, terjadi keseragaman prosedur dan sistem kerja, serta proses kerja yang efektif dan efisien. Penerapan asas kombinasi memberikan fleksibilitas dalam mengakomodasi kebutuhan spesifik setiap unit kerja sambil tetap mempertahankan standar dan kontrol terpusat. Dalam praktik di rumah sakit, asas kombinasi memungkinkan unit-unit medis memiliki akses cepat terhadap arsip operasional sambil tetap terhubung dengan sistem manajemen arsip terpusat untuk keperluan audit dan akreditasi.

Meskipun menawarkan solusi komprehensif, asas kombinasi juga memiliki kelemahan yang perlu dikelola dengan cermat. Hazmi dan Prasetyawan (2019) mengidentifikasi kerugian asas kombinasi antara lain karena dokumen yang berkaitan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyulitkan penggunaan dokumen yang dimaksud, kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada, namun masalah-masalah tersebut dapat diminimalisir apabila pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat.

Kelebihan asas kombinasi adalah potensi terjadi duplikat pengarsipan lebih tinggi dan membutuhkan tenaga kerja lebih banyak. Dari segi ruang, asas campuran membutuhkan ruang atau tempat yang lebih besar/banyak dan beragam untuk mengakomodasi penyimpanan di berbagai lokasi. Kompleksitas koordinasi antara unit-unit yang mengelola arsip sendiri dengan kontrol terpusat memerlukan sistem informasi yang terintegrasi dan komunikasi yang efektif. Implementasi asas kombinasi di rumah sakit memerlukan investasi sumber daya yang lebih besar baik dari segi infrastruktur, teknologi informasi, maupun pelatihan SDM untuk memastikan keseragaman prosedur di tengah desentralisasi operasional.